Blog

In diesem Blog geht es um den Wandel im Marketing. Die Inhalte sollen helfen, die unternehmensinterne Transformation hin zum Inbound- und Content Marketing zu inspirieren und zu unterstützen. Ihre Kommentare sind höchst willkommen!

Die-wichtigsten-Infos-zu-den-HubSpot-Workflows.png

4 Aspekte, die Sie bei Workflows in HubSpot unbedingt beachten sollten

Die Workflows bei HubSpot sind vor allem Kernbestandteil des Lead Nurturing. Über sie definieren Sie, wann welche Email an Ihre Leads verschickt wird und welche Kriterien sie dafür im Laufe der Zeit erfüllt haben müssen. Außerdem können Sie sie natürlich auch nutzen, um intern bestimmte Contact-Properties auszufüllen, Notifications an Kollegen zu schicken oder automatisch einen Deal im Sales Tool zu erstellen.

Grundsätzlich muss ich wirklich sagen, dass das Aufsetzen eines Workflows unglaublich einfach ist. Vor allem, seit HubSpot die schöne neue visuelle Ansicht hinzugefügt hat. Jetzt können Sie zusätzlich zu allen vorigen Einstellungen auch noch die Verzweigungen vor sich sehen, die Ihr Prozess hat.

Außerdem wird das Live-Schalten gestoppt, wenn Sie bspw. eine Email verschicken wollen, aber vergessen haben eine auszuwählen oder gar anzulegen. Wie immer ist im System alles miteinander verknüpft und Sie können Ihre Nachricht direkt aus dem Workflow-Tool heraus erstellen.

Wie kommen Kontakte in den Workflow?

Um einen wie auch immer gearteten Prozess zu erstellen, haben Sie zwei Möglichkeiten den Einstieg zu definieren:

1. Listenzugehörigkeit

Nutzen Sie eine Liste als Einstiegskriterium in Ihren Workflow, haben Sie den Vorteil, dass Sie diese auch direkt nutzen können um ggf. weitere Marketing- oder Nurturing-Aktionen für diese Kontakte aufzusetzen. Zusätzlich können Sie in der Liste direkt sehen, wie viele Personen dem Prozess hinzugefügt wurden und die Übersicht bspw. zwecks Auswertung ggf. herunterladen.

Im besten Fall erstellen Sie dafür eine Smart List, zu der neue Kontakte entsprechend der von Ihnen festgelegten Kriterien automatisch hinzugefügt werden. So können Ihre Aktionen unendlich lang fortgesetzt werden. Entscheiden Sie sich für eine statische Liste, wird der Workflow nur einmal nach dem Aufsetzen aktiviert, da die Liste nicht automatisch aktualisiert wird. Sobald Sie händisch Personen hinzufügen, wird der Prozess wieder losgetreten.

2. Direkt im Workflow

Die Kriterien, die Sie für eine Liste zusammenstellen, können Sie auch direkt zu Beginn des Workflows angeben und so den Zwischenschritt über die Liste vermeiden.

Im Endeffekt haben Sie aber natürlich trotzdem die Möglichkeit eine Liste mit Kontakten zu erstellen, die dem Workflow hinzugefügt wurden oder ihn bspw. abgeschlossen haben.

Bei beiden Varianten der Segmentierung müssen Sie unter allen Umständen sehr präzise sein, was die Kriterien angeht. Formulieren Sie sie zu allgemein, kann es sein, das sowohl extern als auch intern falsche Nachrichten verschickt oder Informationen falsch abgespeichert werden.

Die Kriterien der HubSpot Workflows

Im Workflow-Tool, wie auch in den Listen werden mehrere Kriterien mit AND oder OR verbunden; das nur kurz zum Grundverständnis, bevor wir zu den Eigen- bzw. Besonderheiten bei der Erstellung eines Workflows kommen.

Entscheiden Sie sich für AND, um unterschiedliche Kriterien zusammenzufassen, muss ein Kontakt sowohl Kriterium A, als auch B und C erfüllen, um zur Liste oder zum Prozess hinzugefügt zu werden.

Haben Sie schon ein Kriterien-Set erstellt, möchten aber noch andere Kontakte hinzufügen, bei denen sich ein Kriterium unterscheidet, können Sie OR benutzen. So werden der Liste oder dem Workflow alle Kontakte hinzugefügt, die entweder das eine ODER das andere Set erfüllen.

Workflow-Kriterien werden in HubSpot mit AND oder OR verbunden

Was Sie bei Workflows in HubSpot unbedingt beachten sollten

1. AND geht nicht von einem Bezug aus

Kontakt hat Formular X ausgefüllt
AND
die Contact-Property ist Schweiz

= Email an Sales Person CH

Es mag auf den ersten Blick so scheinen, aber wenn Sie AND als Verbindung zwischen zwei Kriterien nehmen, bedeutet das nicht, dass das eine mit dem anderen zusammenhängt. Es geht nur darum, dass der Kontakt beide Kriterien erfüllt.

Im Beispiel oben sieht das System keinen Zusammenhang zwischen dem Ausfüllen des Formulars und der Länderangabe Schweiz. Wenn Sie also eigentlich meinten „Kontakt hat Formular X ausgefüllt und IN FORMULAR X Schweiz als Land angegeben“, muss ich Sie leider enttäuschen. Diese Einstellung vermissen wir bis heute.

2. „Refine by“ ist bei Aktionen als Kriterium Ihr bester Freund

Um das Beispiel von oben zu erweitern, stellen Sie sich vor, jemand hat vor einem halben Jahr Formular X ausgefüllt, aber kein Land angegeben; oder ein anderes Land als die Schweiz angegeben. Heute füllt er Formular A aus und gibt darin die Schweiz als Land an.

Die Email an den Kollegen im Vertrieb in der Schweiz wird trotzdem versandt, weil das System „nur“ anschaut, ob beide Kriterien erfüllt sind. Es aber egal ist, wann diese Übereinstimmung stattgefunden hat.

Moeglichkeiten Aktionen bei Workflows in HubSpot detailliert zu filtern

Über „Refine by“ innerhalb der Kriterien-Einstellung können Sie festlegen, wie aktuell eine Aktion sein soll. Aktionen sind bspw. das Ausfüllen eines Formulars, das Ansehen einer Website, das Erhalten oder Öffnen einer Email etc. Hier können Sie definieren, ob diese Aktion innerhalb eines bestimmten Zeitraums stattgefunden haben soll, vor oder nach einem Zeitpunkt oder innerhalb eines regelmäßigen Abstandes.

Nutzen Sie am besten immer eine dieser Möglichkeiten, wenn es darum geht nur Daten eines bestimmten Zeitpunktes / -raumes abzufragen. Ansonsten wird die gesamte Historie der Property berücksichtigt.

3. Komplexität birgt ein Fehlerrisiko

Darum können Sie pro Verzweigung nur 19 Unterverzweigungen öffnen. Was von den Entwicklern bei HubSpot als Schutzmaßnahme für lange und vor allem unübersichtliche Prozesse angedacht war, kann bei manchen Aufgaben sehr hinderlich sein. Auch wenn so ein langer Workflow bei den meisten von Ihnen wahrscheinlich nicht gebraucht wird, sollten Sie es bei der Planung beachten.

Wir haben bspw. einen Kunden, dessen Website es auf 28 Domains gibt. Nun haben wir einen der neuen Lead Flows im Einsatz, bei denen die Länderabfrage leider nicht eingesetzt werden kann. Diese Information benötigen wir aber, da sich daran die Sprache der FollowUp Emails orientieren. Also wollten wir einen Workflow aufsetzen, der anhand der Domain auf der der Lead den Lead Flow ausfüllt automatisch die entsprechende Länder-Property festsetzt.

.de steht also für Deutschland, .us für die USA, .co.uk für das United Kingdom usw.

Wir hätten die Möglichkeit gehabt für jede Domain einen einzelnen Workflow aufzusetzen, was am Ende aber 28 Workflows bedeutet hätte. Lieber hätten wir es gehabt alles in einen Workflow zu packen.

Als Einstiegskriterium haben wir also eine Liste angelegt, in die alle Kontakte kommen, die einen Lead Flow ausgefüllt haben, danach sahen die Einstellungen wie folgt aus:

Hat der Kontakt den Lead Flow auf der .at ausgefüllt?

  • JA » Länder-Property wird auf Österreich gesetzt
  • NEIN » überprüfen, ob Kontakt den Lead Flow auf der .be ausgefüllt hat
    • JA » Länder-Property wird auf Belgien gesetzt
    • NEIN » überprüfen, ob Kontakt den Lead Flow auf der .de ausgefüllt hat usw. und so fort…

Fuegen Sie Properties in HubSpot nur automatisch hinzu, wenn Sie sicher sind

So wären wir im Endeffekt bei 28 Verzweigungen des ersten Armes ausgekommen. Das System hat aber nach 19 aufgehört zu speichern. Wenn Sie also einen langen Workflow mit vielen Verzweigungen unterhalb eines Armes planen, halten Sie sich unterhalb von 19 Stück.

4. Setzen Sie Contact-Properties nur, wenn sie noch nicht vorhanden sind

… oder, wenn Sie vollkommen sicher sind, dass der Inhalt, den Sie bestimmen richtig ist.

Klingt vermutlich banal, ist aber wichtig, um Ihre Datenbank sauber und korrekt zu halten.

Es kann immer sein, dass bspw. jemand in den USA sitzt, aber bei einem Unternehmen arbeitet, dass bspw. in China sitzt und dass dieser jemand lieber die chinesische Seite besucht als die US-amerikanische. Vielleicht hat er als Land bereits im Voraus schon einmal China angegeben, weil er die Adresse des Unternehmens angeben sollte oder wollte.

Das System unseres Kunden (aus dem Beispiel in 3.) würde demjenigen jetzt also chinesische Mails schicken, um den Service für ihn so angenehm wie möglich zu machen. Wäre der Workflow aus 3. nicht detailliert eingestellt, würde der nach dem Ausfüllen eines Formulars ohne Länderangabe englische Mails erhalten, da er seine Angaben auf der .us gemacht hat.

Sicherlich gibt es noch weitere Szenarien, in denen Sie diesen Punkt beachten sollten. Wichtig ist aber bei der internen, von Ihnen definierten Festlegung einer Property, dass Sie vorher als Kriterium „is unknown“ nutzen. Sonst werden aktuelle, vom Lead selbst ausgewählte Daten überschrieben und darunter würde die Erfahrung des Leads mit Ihrem Unternehmen leiden.

Workflows müssen durchdacht sein

Sie kommen sicherlich auch mit Workflows über die Runden, die nicht so detailliert ausgearbeitet sind. Vor allem dann, wenn Ihr System noch nicht so komplex ist.

Sicherer für die User-Experience ist es aber sich von Anfang an ausreichend Gedanken zu machen und nach Möglichkeit alle Eventualitäten, was sowohl die Einstellungen der Einstiegs, als auch der weiterführenden Kriterien betrifft, mit einzubeziehen.

 

 

Unsere Erfahrungen bei der Arbeit mit der Marketing Automation Software HubSpot

 

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren:

Vanessa Dincklage4 Aspekte, die Sie bei Workflows in HubSpot unbedingt beachten sollten
Teile diesen Artikel

Diskutiere mit