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So schreiben Sie E-Mails, die Empfänger gerne lesen [Infografik]

Trotz der vielen Kommunikationsmöglichkeiten heutzutage ist die E-Mail vor allem im beruflichen Umfeld noch sehr beliebt. Und bei angemessener Nutzung und Formulierung auch weiterhin effektiv.

Sollte das bei Ihren E-Mails nicht der Fall sein, sollten Sie sich einmal die E-Mail Etikette zu Gemüte führen. Die Kollegen von Skadeedle (inzwischen Vertical Response) haben dazu eine hervorragende Infografik erstellt. Diese bezieht sich im Text zwar nur auf den Bereich E-Mail Marketing, ich finde aber, dass sie für jede Art von E-Mail hilfreich ist. Auch wenn es sich nur um eine kurze Antwort an einen Ihrer Kunden handelt oder um Ihre Lead Nurturing Strecke: Mit 18 Do’s und 13 Don’ts optimieren Sie nach dem Lesen jede E-Mail.

18 Best Practices für Ihre E-Mails

1. Klar und präzise kommunizieren.

Vor allem verschachtelte Sätze und zu viel Jargon und Fremdwörter können dazu führen, dass der Empfänger Sie nicht sofort versteht. Sagen bzw. Schreiben Sie also am besten kurz und sprachlich deutlich auf, was Sie dem Empfänger Mitteilen möchten.

2. Schreiben Sie an Menschen.

Am anderen Ende sitzt auch ein Mensch. Je nachdem wie Ihre Beziehung zu dieser Person ist, können und sollten Sie auch Ihren Schreibstil anpassen. Und sich nicht zu kompliziert ausdrücken, es kann immer sein, dass Ihr „Gegenüber“ Ihre Mails zwar liest und noch andere Dinge im Kopf hat – dann muss er Sie trotzdem auf Anhieb verstehen können.

3. Melden Sie sich regelmäßig.

Für E-Mail Marketing finde ich diesen Tipp etwas umpassend – das liegt sehr wahrscheinlich an meiner Definition von E-Mail Marketing und dem Unterschied zum Lead Nurturing. Wenn es um letzteres geht, kann ich allerdings nur zustimmen. Um einen Inbound Lead von Ihren Inhalten und Leistungen zu überzeugen, müssen Sie sich regelmäßig melden. Und ihn mit den Informationen im entsprechenden Themengebiet bitte weiterbilden – nicht mit purer Werbung belästigen.

4. Machen Sie kurze Absätze.

Ihre E-Mails sollten unter gar keinen Umständen ein einziger Textblock sein. Das schreckt den Empfänger schon beim Öffnen ab. Merken Sie beim Schreiben, dass sich die Informationen nicht kürzen lassen, greifen Sie lieber zum Telefon. Schicken Sie dem Empfänger danach am besten eine Zusammenfassung der besprochenen Punkte.

5. Bleiben Sie relevant.

Dieser Punkt passt hervorragend zu „1. Klar und präzise kommunizieren“. Nehmen Sie unwichtige oder nicht relevante Themen mit in Ihren Text auf, kann es passieren, dass der Empfänger Ihre E-Mail nur überfliegt und die wichtigen Informationen nicht erkennt.

6. Nutzen Sie den alt-Tag für Bilder.

Nicht jeder Client öffnet automatisch alle Bilder, die Sie in Ihre Nachricht einbauen – mal ganz abgesehen von den persönlichen Einstellungen der User. Nutzen Sie als Best Practice für Abbildungen den alt-Tag, wenn Sie möchten, dass trotzdem angezeigt wird, was auf darauf zu sehen ist.

7. Bauen Sie Links ein.

Wieder ein Punkt, der vor allem beim Lead Nurturing ausschlaggebend ist. Möchten Sie Ihren Kommunikationspartner auf eine bestimmte Seite oder eines Ihrer Download-Angebote aufmerksam machen, ist ein Link die beste Wahl. Ist er interessiert, kann er mit einem Klick direkt dorthin gelangen, ohne groß selbst etwas dafür tun zu müssen.

8. Verfassen Sie einen passenden Betreff.

Er muss den Inhalt Ihrer Nachricht ordentlich einleiten, damit Ihr Partner schon vor dem Öffnen über das Thema Bescheid weiß. Mehr noch: wenn Sie den Betreff sprachlich anders gestalten oder den Inhalt der Mail nicht ansprechen, landen Sie ganz schnell im Spamordner.

9. Verlinken Sie Ihre Bilder.

Für diejenigen Empfänger, die das Anzeigen von Bildern im E-Mailclient erlauben, ist es somit einfacher auf Ihre Seite zu gelangen. Außerdem ist ein Bild einfacher anzuklicken, als ein verlinkter Text 😉

10. Machen Sie Aufzählungen.

Mit Aufzählungen formatieren Sie Ihren Text automatisch so, dass er für die Augen der Leser angenehm ist. Sie können so auch Aufgaben oder Abläufe für den Empfänger einfacher darstellen.

11. Achten Sie auf Ihren Ton.

Schon bei Punkt zwei habe ich Ihren Schreibstil angesprochen. Dazu gehört für mich auch der Ton, in dem Sie sich mitteilen. Ihr Gegenüber kann in einer E-Mail Ihre Gestik und Mimik nicht sehen – hier muss Ihre Schreibweise ausreichen. Lesen Sie Ihren Text vorm Abschicken lieber noch einmal durch und verändern Sie Aussagen, die falsch verstanden werden könnten.

12. Bieten Sie Kontaktinformationen an.

Ein Punkt, der in dieser Aufzählung schon fast überflüssig ist, da ich davon ausgehe, dass Sie eine E-Mailsignatur haben. An sich ist diese Information als Best Practice für E-Mails allerdings berechtigt: Sollte ein Empfänger Rückfragen zu Ihrer Nachricht haben, muss es für ihn ganz einfach sein, Sie zu kontaktieren. Wenn er erst seinen Browser öffnen und nach Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen googlen müsste, hat er sehr wahrscheinlich schon vorher das Interesse verloren.

13. Überprüfen Sie Ihre Rechtschreibung.

Es kann immer passieren, dass Sie sich beim Schreiben vertippen, keine Frage. Bevor Sie Ihre Nachricht aber abschicken, sollten Sie sie noch einmal genau ansehen und nach Rechtschreib- oder Satzzeichenfehlern suchen. Die meisten Programme zeigen Ihnen inzwischen automatisch an, wenn Sie einen Fehler gemacht haben – nutzen Sie diese Hilfe!

Besonders wichtig finde ich auch, dass die Namen der Empfänger richtig geschrieben sind. Das sollte Ihnen meiner Meinung nach sogar noch wichtiger sein, als die Tippfehler im Text. Denn, obwohl ich behaupten würde, dass eine personalisierte E-Mail heute nicht mehr beeindruckend ist, fällt einem selbst doch immer sofort auf, wenn der eigene Name falsch geschrieben ist. Das hinterlässt einen schlechten Eindruck, wenn nicht sogar Abneigung gegenüber Ihres Unternehmens.

14. An einen Freund weiterleiten.

In diesem Fall ein Punkt, den sich die Kollegen meiner Meinung nach hätten sparen können. Ich kenne nämlich keinen E-mailclient, der nicht standardmäßig die Möglichkeit bietet E-Mails weiterzuleiten.

15. Trennen Sie Textblöcke mit Abbildungen.

Dieser Punkt widerspricht ein paar Punkten, die vorher genannt wurden. Zum einen werden Bilder in E-Mails meist automatisch geblockt und zum anderen sollten Ihre Nachrichten nicht so voller Textblöcke sein, dass Sie die Informationen mit Bildern auflockern müssen. Für mich ist dieser Punkt eher etwas für Best Practices für’s Bloggen.

16. Nennen Sie Ihren Unternehmensnamen im Absender.

Etwas, dass Sie hoffentlich automatisch erfüllen. Alleine schon dadurch, dass Ihre geschäftliche E-Mailadresse Ihren Unternehmensnamen enthalten sollte.

17. Archivieren Sie E-Mail Newsletter online.

Das ist ganz einfach erreicht, indem Sie den Newsletter auch als Webversion zur Verfügung stellen. Jede dieser Versionen erhält eine eigene URL und kann entsprechend darüber aufgerufen werden. Sie müssen dafür nur eine Seite erstellen, auf der Sie die Links zusammen auflisten.

18. Antworten Sie auf Rückmeldungen.

Ein Basiselement der E-Mail Best Practices. Das soll natürlich nicht heißen, dass Sie auf jede Nachricht die Sie erhalten antworten müssen. Es bedeutet, dass Sie sich jede Nachricht ansehen und überlegen sollten, ob eine Antwort nötig ist. Sollte dem so sein, dann schreiben Sie wenn möglich direkt zurück. Brauchen Sie bspw. für Ihre Antwort an einen Lead zu lange, haben Sie ihn wahrscheinlich an einen Wettbewerber verloren.

Die Best Practices fuer Ihre E-Mails; so werden sie gelesen

Mit einem Klick auf die Abbildung gelangen Sie zur Gesamtansicht

13 Dinge, die Sie in E-Mails nicht tun sollten.

Ein paar der Punkte habe ich schon in den Best Practices angesprochen. Aber es ist bei E-Mails nunmal wichtig, dass Sie beim Empfänger gut ankommen. Hier also noch einmal die 13 Don’ts für Ihre E-Mails:

1. E-Mail ohne überprüfen abschicken.

Sie können keine Tippfehler korrigieren und das wirkt sehr unprofessionell. Außerdem kann es immer sein, dass Sie beim Schreiben abgelenkt werden, einen Halbsatz stehen lassen und vergessen zu beenden. Wenn Sie Ihren Text noch einmal durchlesen, werden solche „dummen Fehler“ direkt ausgemerzt.

2. Empfänger mit dem falschen Namen oder Titel ansprechen.

Warum das ein großer Fehler ist und fast mit Sicherheit dazu führt, dass derjenige auf Ihre Nachricht nicht reagiert, ist hoffentlich klar – oben habe ich ja bereits kurz darüber gesprochen.

3. ALLES IN GROßBUCHSTABEN

Das hat ungefähr genau denselben Effekt, wie wenn Sie alles fett schreiben würden. Anstatt einen wichtigen Absatz hervorzuheben, wirkt wirklich alles wichtig und macht sich gleichzeitig unwichtig. Außerdem wirken Großbuchstaben eher so, als würden Sie den Empfänger anschreien, das ist auch in einer E-Mail nicht die feine englische Art.

4. Zu viele Symbole

Ob Sie in Ihrer Nachricht Symbole oder Smileys nutzen, sollten Sie meines Erachtens nach davon abhängig machen, wie Ihr Kontakt zu dem Empfänger generell ist. Und wie Ihr Unternehmen grundsätzlich kommuniziert. Heute ist es ja fast schon keine Überraschung mehr, wenn Sie automatisch geduzt werden – ich erinnere mich noch gut daran, dass ich das bei IKEA zu Anfang eher unhöflich fand. Dann sind ein paar Symbole im Text sicherlich auch in Ordnung. Aber stellen Sie sich mal vor, die E-Mail Ihres Anwalts bestünde auf einmal zur Hälfte aus Symbolen…

5. Mehr als ein Ausrufungszeichen!!!

Ebenso wie die Großbuchstaben, vermitteln sie den Eindruck als würden Sie den Leser anschreien – keine sehr höfliche Angelegenheit.

6. Schlecht lesbare Schriften oder Farben

Schriftgröße 8 ist weit davon entfernt einfach lesbar zu sein. Machen Sie Ihren Text dann noch rot oder hellblau, hat aber auch wirklich gar kein Empfänger mehr Lust Ihre Nachricht anzusehen. Machen Sie es ihnen nicht unnötig schwer. Empfänger sollen Ihre E-Mail als positive Erfahrung verbuchen, nicht als Qual.

7. Gemusterter Hintergrund

Genau so sieht es mit dem Hintergrund Ihrer Nachricht aus. Hier kann ich Ihnen nur raten: weiß. Oder, wenn es sein muss, grau. Aber alle anderen Farben oder gar Muster verschlechtern die Lesbarkeit und bedeuten für Ihr Gegenüber eine Anstrengung.

8. Ein Bild als E-Mail nutzen

Wie ich jetzt schon mehrfach erwähnt habe, werden Bilder in vielen E-Mailclients oft nicht angezeigt. Packen Sie also Ihre gesamte Nachricht als Text auf das Bild, erhalten viele Empfänger erstmal eine leere E-Mail. Und, ganz ehrlich, wenn ich so eine Mail bekomme, landet sie direkt im Mülleimer. Einfach, weil ich keine Lust habe mich mit Inhalten von jemandem zu beschäftigen, die nicht auf meine (bzw. ja meist allgemeine) Grundeinstellungen abgestimmt sind.

9. Kaputte oder falsche Links

Ist ein Empfänger interessiert, wird die Enttäuschung und vor allem auch der Ärger umso größer sein, wenn Ihr Link ihn nicht zur erwarteten Seite bringt. Den potentiellen Käufer haben Sie sehr wahrscheinlich verloren.

10. Den Unsubscribe-Link verstecken

Natürlich möchten Sie nicht, dass sich Ihre potentiellen Kunden von Ihren E-Mails abmelden. Es gehört aber nicht nur zum guten Ton, dass Sie Ihnen die Möglichkeit geben. Es macht aus einer leicht negativen Erfahrung – das Erhalten von einer E-Mail, die der Empfänger nicht haben möchte – zu einer neutralen, da er sich problemlos abmelden kann.

Haben Sie Ihre Lead Nurturing Strecke basierend auf Ihrer Buyer Persona aufgebaut, sollte Ihnen das allerdings nicht allzu oft passieren.

11. Einen Roman schreiben

Wie oben schon einmal angemerkt, sollten Sie Ihre Mails immer so kurz wie möglich halten. Und den Empfänger anrufen, wenn Sie feststellen, dass es doch etwas länger wird. Ein einzelner Textblock wirkt doch sehr abschreckend auf den Leser. Wollen Sie diese Unterhaltung unbedingt dokumentieren, können Sie im Nachhinein eine Zusammenfassung schreiben und verschicken.

12. Einfach nur so

Jede Ihrer E-Mails sollte ein Ziel verfolgen: Möchten Sie, dass der Empfänger auf Ihren Blog kommt? Informieren Sie über den Stand des Projektes? Bieten Sie ihm eines Ihrer Downloadangebote an? Ihre Nachrichten müssen dieses Ziel so verfolgen, dass der Leser einen Mehrwert daraus ziehen kann. Sie sollten immer hilfreiche und relevante Informationen verschicken.

13. Zu viele E-Mails

Eine Lead Nurturing Strecke sollte sich an dem orientieren, was Ihre Buyer Persona Interviews ergeben haben. Auch mit Ihrem Newsletter sollten Sie Ihre Leads nicht bombardieren. Um die perfekte Frequenz herauszufinden, müssen Sie wahrscheinlich ein wenig ausprobieren. Aber wenn jemand nicht ausdrücklich danach fragt, sollten Sie ihm unter keinen Umständen täglich Nachrichten zusenden.

Fazit

Eigentlich finde ich diese Infografik grade so hervorragend, weil die Macher auch Basis-Aspekte mit aufgenommen haben. Also wirklich Punkte vom untersten Level, was die Kommunikation per E-Mail angeht. Von denen ich auch ausgehe, dass sie Ihnen bereits geläufig sind.

Die Grafik ist einfach eine allumfassende Auflistung für die E-Mail Etikette. Und es gefällt mir, dass sich jemand darüber Gedanken gemacht hat. Das zeigt doch, dass es noch E-Mail-Schreiber gibt, die sich nicht an die wichtigsten Grundlagen halten und eine solche Liste der Best Practices für E-Mails (dringend) brauchen.




Lead Nurturing, wie Sie aus Interessenten Kunden machen



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