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Lernen Sie in nur 10 Minuten, wie Sie Ihre Kontakte in HubSpot hochladen können (Video)

 

 

Transkription des Videos

Hallo und herzlich willkommen zu unserem HubSpot Walk-through Video. Ich bin Vanessa Dincklage von Xengoo und werde Sie durch einen Teil des Tools führen.

Das Thema heute ist: Listen mit Kontaktdaten hochladen

Warum sollten Sie Listen in HubSpot hochladen?

Kommen wir zuerst zu den Gründen, warum Sie Kontaktlisten in HubSpot hochladen wollen würden

  1. Sie sind grade dabei HubSpot als Ihre Marketing Automation Software zu implementieren und wollen die Kontakte aus der alten in die neue Datenbank überführen.
  2. Sie haben auf einer Messe oder einem anderen Event neue Kontakte geknüpft und möchten diese für die weitere Kommunikation in Ihre Datenbank aufnehmen.
  3. Sie möchten die Kontaktinformationen für eine größere Anzahl von Kontakten gleichzeitig aktualisieren ohne jeden einzeln aufrufen zu müssen.


Grundsätzlich können Sie so viele Kontakte pro Liste hochladen, wie Sie möchten. Beachten Sie aber dabei bitte, dass die Abrechnung Ihrer HubSpot Lizenz unter anderem über die Anzahl der Kontakte in der Datenbank läuft.

Ein gültiger Kontakt in der HubSpot-Datenbank muss mindestens eine E-Mailadresse enthalten. Das ist das Minimum. Alle weiteren Informationen sind rein für die Datenbank optional.

Und, ganz wichtig: Sie können nur CSV-Dateien in die Software hochladen.

So konvertieren Sie eine Excel-Datei zu einer CSV-Datei

Darum fangen wir jetzt mal damit an, wie Sie eine CSV-Datei erstellen können.

Für das Video gehen wir jetzt einfach mal davon aus, dass Sie Event-Kontakte zur Datenbank hinzufügen wollen, um eine Follow-up E-Mail zu verschicken.

Sie sammeln also alle Informationen dieser Kontakte in einer Excel-Liste, wie auf unserer Beispielliste hier.

Um diese in das passende Format zu bekommen, müssen Sie sie zuerst unter „speichern unter“ als Unicode-Textdatei abspeichern.

Um Listen in HubSpot hochzuladen, muessen Sie eine Excel in eine Unicode-Datei umwandeln

Diese Textdatei öffnen Sie dann in einem Source Code Editor. Wir bei Xengoo benutzen dafür „Notepad++.“

Das Wirrwarr, das sich Ihnen im Editor bietet, ist so gewollt und kein Grund zur Panik. Ihre Zeilen und Spalten bleiben erhalten, sie sind nur für das Auge nicht mehr so schön eingeteilt wie in Ihrer Excel-Datei.

Über „Encoding“ und „Convert to UTF-8“ in der Menüleiste, wählen Sie aus, welches Format die CSV haben soll. Dabei ist ganz wichtig, dass Sie „Convert to UTF-8“ und nicht „Convert to UTF-8-BOM“ auswählen.

Konvertieren Sie Ihre Unicode-Datei in eine CSV Datei, um sie bei HubSpot hochladen zu koennen

Im Speicherdialog unter „File“ –> „Save As“ geben Sie dann händisch an, dass die Datei als CSV gespeichert werden soll. Unter „Dateityp“ wählen Sie „All types (*.*)“ und speichern die Datei entsprechend auf Ihrem PC oder Server ab.

Sie koennen nur CSV Dateien in HubSpot hochladen

Danach sollten Sie sich die Liste in Ihrem Editor noch einmal genau ansehen, ob alle Informationen fehlerfrei übernommen wurden. Es kann bspw. passieren, dass Sie am Ende unnötige Zeilen finden, oder Zeichen nicht korrekt übernommen wurden.

Das ist bei einer Liste mit nur ein paar Kontakten wie im Beispiel kein Problem. Haben Sie aber sowohl mehr Zeilen und vor allem auch mehr Spalten, kann das schnell zu einer Sisyphos-Aufgabe werden.

Am besten ist, Sie stellen in der ursprünglichen Excel-Liste schon sicher, dass die Informationen so eingetragen sind, dass sie für die Weiterverarbeitung genutzt werden können.

Schreiben Sie also Vor- und Nachnamen groß, überprüfen Sie, ob die E-Mailadressen und die jeweiligen Endungen korrekt geschrieben sind, schauen Sie, ob die Adressdaten vollständig sind und so weiter.

Dann sollte es auch in der CSV-Datei keine Probleme geben. Müssen Sie im Source Code Editor doch einen Fehler beheben, können Sie danach einfach auf „speichern“ klicken und die Änderung wird in die Datei übernommen.

Kontaktdaten in Ihre HubSpot-Datenbank hochladen

Um diese Kontakte nun zu Ihrer HubSpot-Datenbank hinzuzufügen, gehen Sie im Menü über „Contacts“ –> „Lists“ auf die Übersichtsseite Ihrer Listen und wählen in der oberen rechten Ecke „Import“ aus.

Schritt 1

Hier gelangen Sie auf eine Übersichtsseite der Listen, die Sie bereits hochgeladen haben. Mit einem Klick auf „Import contacts“ wird der Upload-Dialog geöffnet. Sie können mit „Choose a file“ entweder Ihren Computer durchsuchen oder die Datei per drag and drop hinzufügen.

Die ausgewählte Liste wird Ihnen neben dem Button angezeigt. Der Upload-Prozess wird dann über den entsprechenden Button unten rechts gestartet.

Die ausgewaehlte Liste wird in HubSpot neben dem Button angezeigt

Schritt 2

Geben Sie in Schritt 2 der Liste den Namen, den sie in der HubSpot-Datenbank haben soll. Sollten Sie den Namen schon in der Bezeichnung der CSV-Datei festgelegt haben, können Sie sofort zur advanced view der Upload-Einstellungen übergehen.

Die Einstellungen geben Ihnen folgende Auswahlmöglichkeiten

Auswahlmoeglichkeiten fuer die Kontakte beim Upload in die HubSpot Datenbank

Import type for this file

Contacts sind Personen, die Sie neu zur Datenbank hinzufügen möchten oder solche, die schon vorhanden sind, für die Sie Informationen aktualisieren möchten.

Opt out list sind Kontakte, die Sie, aus welchen Gründen auch immer, von allen zukünftigen E-Mails abmelden möchten.

Also add contacts to this list (optional)

Wollen Sie die Kontakte auch zu einer bereits bestehenden Liste hinzufügen, können Sie das hier einstellen.

Lifecycle stage for new contacts

Als Default ist hier Subscriber ausgewählt und wir empfehlen, dass Sie diese Einstellung bei Event-Kontakten so belassen. Sie bedeutet, dass diese Personen Mails, aber noch keine Lead Nurturing Nachrichten von Ihnen empfangen können. Ähnlich einem Newsletterabonnenten.

Leads sind Kontakte, die vom System so eingestuft werden, als hätten Sie ein Formular auf einer Ihrer Landing Page ausgefüllt und sind somit auch für Ihre Workflows freigegeben.

Marketing Qualified Lead bedeutet für das System, dass diese Personen sich schon ziemlich weit unten in Ihrer Buyer’s Journey befinden und sozusagen bereit für ein BOFU-Offer sind.

Sales Qualified Leads sind Kontakte, die die Marketing-Reise hinter sich gebracht haben und von einem Mitarbeiter im Vertrieb kontaktiert werden können.

Zur Opportunity zählen Kontakte, die vom Vertrieb (oder Ihrem Lead Scoring) als kurz vor dem Kauf gewertet werden. Sie sind eine Möglichkeit einen Verkauf abzuschließen. Hier ist zur Kontaktaufnahme auch wieder der Vertrieb gefragt.

Und schlussendlich die Customer. Wie der Name schon sagt, sind das Personen, die schon Kunden bei Ihrem Unternehmen sind. Diese würden Sie eher hochladen, wenn Sie grade dabei sind von einem bestehenden System auf HubSpot umzustellen.

Evangelists sind Kontakte, die von Ihrem Unternehmen begeistert sind und Sie auch öffentlich – auf ihren Blogs, Social Media Kanälen oder in Gesprächen – lobend erwähnen.

Sollte keine der obigen Beschreibungen auf die Kontakte passen, die Sie zur Datenbank hinzufügen möchten, können Sie sie der Kategorie Other zuordnen. Diese können Sie für sich selbst definieren. Entsprechend sind auch keine Voreinstellungen in der Datenbank an sie geknüpft, was den Versand von E-Mails angeht.

Please choose a default format for date properties

Dabei geht es einfach nur um das Datumsformat, das im System für diese Kontakte genutzt werden soll. Vermutlich wird sich das nach Ihrem oder dem Standort der Kontakte richten.

Email opt-in status for new contacts

Haben Sie bei Ihrem HubSpot-Account die automatische Double Opt-in Option aktiviert, werden Sie über das letzte Dropdown gebeten zu bestätigen, dass diese Personen zugestimmt haben, Nachrichten von Ihnen zu erhalten.

Lassen Sie hier die Default-Einstellung, werden Sie an diese Kontakte keine E-Mails verschicken können, da Inbound Marketing auf dem Prinzip des Permission-Marketing beruht. Stellen Sie also bei Ihren Messe-Kontakten hier auf ja um, damit Sie ihnen Nachrichten zukommen lassen können.

Diese Option wird Ihnen nicht angezeigt, wenn Sie das automatische Opt-in nicht aktiviert und das Einverständnis Ihrer Kontakte über einen selbsterstellten Workflow einholen.

Schritt 3

In Schritt drei überprüfen Sie, ob die Überschriften Ihrer Spalten mit den Properties in HubSpot übereinstimmen. Sollte das der Fall sein, werden Sie automatisch eingestellt, wie hier bei den Vor- und Nachnamen.

Ueberpruefen Sie ob Ihre Spaltenueberschriften mit den HubSpot-Properties uebereinstimmen

Stimmen Sie nicht überein, wie bei der E-Mailadresse, können Sie eine neue Property in HubSpot hinzufügen. Das ist allerdings meistens nicht nötig, da HubSpot die wichtigsten Properties bereits hat.

Sie können sich entweder durch die Liste scrollen oder über die Suchfunktion nach entsprechenden Properties suchen. Email ist in diesem Fall die passende Bezeichnung.

[UPDATE]:

Schritt 4

Dieser Schritt wird nur angezeigt, sollen Sie unter den voreingestellen Properties nichts passendes finden und für Ihre Informationen eine neue Property anlegen wollen/ müssen.

Schritt 5

Warum das System hier von Schritt 3 auf Schritt 5 springt kann ich Ihnen nicht genau sagen – wahrscheinlich ist das ein kleiner Schönheitsfehler in der Programmierung.

Auf dieser Seite werden Sie gebeten die Gültigkeit der Liste zu bestätigen. Da HubSpot in Zusammenhang mit der Inbound Marketing Mentalität entwickelt wurde, möchte das System bestätigt wissen, dass Sie diese Personen kennen und die Adressen nicht gekauft haben.

Bestätigen Sie alle Aussagen mit „True“, gibt es später im Versand auch keine Probleme.

Bestaetigen Sie, dass Sie die Kontaktdaten nicht gekauft haben

Ihre Initialen sind vor allem dafür gedacht, dass nachvollzogen werden kann, wer die Kontakte hochgeladen und ggf. falsche Angaben über die Herkunft gemacht hat.

Über „Import contacts“ wird Ihre Liste in die HubSpot-Datenbank hochgeladen. Sie finden sie dann in der Übersicht vom Anfang und können Sie zum Versand von E-Mails nutzen.

Auf Fehler überprüfen

Nach dem Hochladen sollten Sie über „Import“ auf der allgemeinen Listenübersicht noch einmal auf Ihre Übersicht der Uploads gehen. Überprüfen Sie hier, ob es Fehler gab und beheben Sie sie ggf. indem Sie eine neue Liste erstellen und diese erneut hochladen. Die Informationen der Kontakte werden dadurch aktualisiert.

Das ist alles, was Sie wissen müssen um Ihre Kontaktlisten in HubSpot hochladen zu können. Vielen Dank, dass Sie unser Video angesehen haben. Weiter unten finden Sie eine Transkription der Aufnahme mit Screenshots, falls Sie das Gesehene noch einmal nachlesen wollen. Sie können sich das Video aber auch gerne nochmal ansehen.

Sollten Sie noch Fragen oder Anmerkungen haben, hinterlassen Sie uns einfach einen Kommentar oder schreiben Sie mir eine E-Mail an vanessa.dincklage@xengoo.biz

Viel Erfolg mit Ihrem Inbound Projekt und bis bald.

 

Xengoo ist eine zertifizierte HubSpot Agentur in Deutschland. Als zertifizierte HubSpot Partner Agentur in Deutschland, helfen wir von der Xengoo Consulting Ihnen beim Set-Up der Software, bei der Auswahl der richtigen Properties für Ihre Listen und bei der Erstellung von Templates für E-Mails und Landing Pages. Selbstverständlich stehen wir auch für alle weiteren Fragen, was die Marketing Automation Software und die Inbound Marketing Methode betrifft, zur Verfügung.





Unsere Erfahrungen bei der Arbeit mit der Marketing Automation Software HubSpot




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