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Von Berufswegen her Nervensäge – so halten sich alle im Team an Ihren Redaktionsplan

So können Sie erreichen, dass Ihr Redaktionsplan eingehalten wird.
Der Redaktionsplan für Ihren Unternehmensblog steht, die Aufgaben sind verteilt – und trotzdem läuft nichts so wie es sein soll? Allein das Vorhandensein eines Plans führt leider nicht dazu, dass die Artikel zum Zeitpunkt der Veröffentlichung auch bereit stehen. Aber es gibt ein paar Strategien, wie Sie dafür sorgen können, dass Ihr Redaktionsplan eingehalten wird.

Natürlich sollten Sie bedenken, dass diese Strategien keine Garantie darstellen, dass Ihr Plan in Zukunft erfolgreich eingehalten wird – Sie arbeiten immernoch mit Menschen zusammen, nicht mit Maschinen. Sie können die Umsetzung der Planung aber definitiv verbessern.

Planen Sie lange genug im Voraus

Vor allem dann, wenn neben Ihnen auch andere Kollegen zum Blog beitragen, sollten Sie die Themen früh genug absprechen bzw. einteilen und den Termin für das Erscheinungsdatum festlegen. Wenn möglich, mindestens zwei oder sogar drei Wochen bevor der Artikel veröffentlicht werden soll. So haben Ihre Kollegen genug Zeit, um die Aufgabe in ihren Terminkalender zu integrieten, sich also Zeit zum Recherchieren und zum Schreiben zu nehmen oder Zeit für die Erstellung von Abbildungen oder für die Korrektur einzuplanen.

Es ist also wichtig bei der Planung alle betroffenen Kollegen mit einzubeziehen, um eventuelle Terminüberschneidungen zu vermeiden.

Machen Sie den Redaktionsplan öffentlich zugänglich

Nicht etwa für die ganze Welt, aber innerhalb des Unternehmens oder des Blog-Teams. Jeder Mitarbeiter sollte einsehen können wann welcher Blogbeitrag online gehen soll. Egal, welches Tool Sie für Ihren Redaktionsplan nutzen, es sollte immer eine Option geben, mit der Sie einem Autoren das entsprechende Thema zuteilen können. Die meisten Tools verschicken einen Tag vor oder am Tag der geplanten Veröffentlichung eine Erinnerungsmail, wenn Sie das Datum dort angeben.

Damit die Kollegen aber nicht in letzter Sekunde mit dem Blogbeitrag um die Ecke kommen und derjenige, der die Korrektur vornehmen soll schnell-schnell machen muss, sollten Sie für jedes Thema einen kleinen Zeitplan erstellen. Die wichtigen Stati (ich kann mich leider nicht dazu bringen „Status“ auch als Plural zu benutzen) sind in diesem Fall die Fertigstellung des Textes, die Erstellung von Abbildungen, die Korrektur und die Veröffentlichung.

Räumen Sie dem Lektoren mindestens einen ganzen Arbeitstag ein. Nicht unbedingt, weil Sie vermuten, dass der Artikel so viel Korrektur bedarf, sondern damit der Lektor sich bei Unklarheiten noch einmal mit dem Autoren absprechen kann. Ob nun der Autor selbst oder jemand anderes die Abbildungen zum Blogpost erstellt, Sie sollten demjenigen auch mindestens einen Tag Zeit geben. Hier ein Beispiel, wie der Zeitplan aussehen sollte, wenn Sie einen Artikel mittwochs morgens veröffentlichen möchten:

Tag Status
Freitag Fertigstellung Text
Samstag / Sonntag – 🙂 –
Montag Erstellung Abbildungen
Dienstag Korrektur
Mittwoch Veröffentlichung

Wenn Sie auch diesen Zeitplan öffentlich zugänglich machen, können alle Beteiligten einsehen, wann welcher Arbeitsabschnitt erreicht sein sollte und die Autoren sich die Zeit entsprechend einteilen. Das sollte es für alle Beteiligten erleichtern sich an den Redaktionsplan zu halten.

Erinnern Sie Ihre Kollegen

Je nachdem, was alles auf der Agenda der verschiedenen Autoren steht und wie dringend diese Aufgaben sind, kann ein Blogpost schon mal so gut wie in Vergessenheit geraten. Schicken Sie denjenigen also frühzeitig eine (oder mehrere) Erinnerung(en).

Das können Sie per E-Mail machen, oder über das Redaktionsplan-Tool, über geblockte Termine im Kalender, mit Post-its, anderen kleinen oder großen Zetteln oder per Zuruf im Flur. Aus Erfahrung kann ich Ihnen aber sagen, dass die face-to-face Erinnerung am besten funktioniert. Ich hatte aber auch schon Erfolg mit Post-its auf Bildschirmen – im Endeffekt kommt es darauf an, worauf der betroffene Kollege am besten reagiert. Was uns zur nächsten Möglichkeit bringt, wie Sie dafür sorgen können, dass Ihr Redaktionsplan eingehalten wird:

Sie sollten Ihre Kollegen gut kennen

Als Content Manager für den Unternehmensblog muss Sie ein bisschen in die Rolle eines Erziehers schlüpfen: Sie müssen Ihre Spezies ganz genau kennen, damit Sie sie individuell ansprechen können. Und ihnen sozusagen die nötige Disziplin beibringen müssen, dass Ihr Zeitplan auch so eingehalten wird, wie Sie ihn absprechen.
(Natürlich wird nicht immer alles genau nach Plan verlaufen, aber eine gewisse „Grunddisziplin“ sollten Sie schon etablieren 😉 )

Halten Sie immer Ihre Ohren ein kleines Stückchen offen für das, was um sie herum passiert. Ein Kollege erzählt begeistert – oder auch nicht so begeistert – von einem Messebesuch? Ein anderer hat einen spannenden Artikel gelesen, ist aber ganz anderer Meinung als dessen Autor oder findet, dass ein wichtiger Aspekt fehlt? Und ein dritter kommt von einem Kundenbesuch zurück und berichtet, dass er wieder einmal den banalsten aller Fehler beheben musste? – Sprechen Sie mit diesen Kollgen und planen Sie sie sofort für einen Blogpost ein!

Wie Ihnen das hilft Ihren Redanktionsplan einzuhalten?

Die Erfahrugen und Eindrücke sind ganz frisch. Außerdem sind Ihre Kollegen emotional stärker involviert, weil sie selbst damit in Berührung gekommen sind. Über Themen zu schreiben in denen sie selbst „drin stecken“ wird ihnen mehr Spaß machen. Entsprechend sind diese Blogbeiträge erfahrungsgemäß schneller fertig, als Artikel, bei denen sie sich erst einmal in das Thema einlesen müssen.

Fazit

Es wäre übertrieben zu behaupten, dass der Erfolg Ihres Redaktionsplans ganz alleine an Ihnen hängt. Die mitwirkenden Kollegen haben auch einen Teil der Verantwortung zu tragen. Der Großteil liegt allerdings tatsächlich bei Ihnen. Sie müssen derjenige sein, der den Überblick über alle ausstehenden Artikel hat, der weiß wie er die einzelnen Kollegen motiviert und der im Notfall auch ein paar A****tritte verteilt. Zu Ihrem Aufgaben gehört schließlich nicht nur die Planung und das Verfassen von Blogartikeln, sie müssen auch dafür sorgen, dass der Redaktionsplan eingehalten wird.

Ein Hang zur Akribie Ihrerseits kann auf jeden Fall nicht schaden 😉

Was machen Sie, um sicherzustellen, dass Ihr Redaktionsplan eingehalten wird? Haben Sie vielleicht auch ein paar außergewöhnliche Strategien?




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