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In diesem Blog geht es um den Wandel im Marketing. Die Inhalte sollen helfen, die unternehmensinterne Transformation hin zum Inbound- und Content Marketing zu inspirieren und zu unterstützen. Ihre Kommentare sind höchst willkommen!

So können Sie Trello als Redaktionsplan nutzen

Trello funktioniert als Redaktionsplan bestens, sodass Ihr Unternehmensblog immer mit Inhalten versorgt ist.
Trello ist ein kostenfreies Onlinetool zur Organisation von Aufgaben – egal welcher Art; die Renovierung der Küche, Planung einer Feier oder eben das Verfassen und Veröffentlichen von Blogposts. Einige der Möglichkeiten des Tools eignen sich hervorragend dafür, es als Redaktionsplan zu nutzen und diese möchte ich gerne vorstellen.

Tafeln, Listen und Karten

Die Grundstruktur von Trello besteht aus Tafeln, Listen und Karten. Auch in der Basic-Version lassen sich genug Tafeln anlegen, um alle wichtigen Aufgabenbereiche im Unternehmen abzudecken. Auf jeder Tafel können Listen angelegt werden, die wiederum mit Karten gefüllt werden.

Die Listen werden automatisch nebeneinander und die jeweiligen Karten untereinander angelegt, sodass man immer einen Überblick über alle anstehenden oder sich in Arbeit befindlichen Aufgaben hat. Per Drag’n’Drop lassen sich Listen ganz einfach verschieben. Auch Karten können so umsortiert oder anderen Listen zugeordnet werden.

Für die Nutzung als Redaktionsplan rein für Blogposts genügt meiner Ansicht nach eine Tafel, mit den Listen ‚Ideensammlung‘ und ‚Geplante Beiträge‘. Jede Idee für einen Blogbeitrag wird über eine Karte festgehalten. Auf dieser Karte kann man Stichpunkte speichern, Bilder und Link hinzufügen. Ebenso diejenigen Kollegen, die an dem Blogpost arbeiten sollen.


Für die einfache Nutzung als Redaktionsplan reichen in Trello zwei Listen aus.

Screenshot Trello
Mit Klick auf die Abbildung öffnet sich die Gesamtansicht.

Überblick der Bearbeitungen

Auf der rechten Seite einer jeden Tafel ist das Menü eingeblendet. Hier werden im Live-Ticker-Format alle Änderungen angezeigt, die die Mitglieder einzelner Tasks ausgeführt haben. Man muss sich also nicht durch jede einzelne Karte klicken, um herauszufinden, was passiert ist, seit man das letzte Mal nachgeschaut hat.
Allerdings kann man hier nicht filtern. Wer also nur Infos zu einer bestimmten Karte möchte, muss sie aufrufen.

Ebenso kann ein schneller Blick auf die jeweilige Karte Abhilfe schaffen. Je nachdem, welche Elemente man einer Karte hinzugefügt hat – bspw. Kollegen, eine Checkliste, Kommentare oder eine Deadline – werden unter dem Titel Symbole eingeblendet. Besonders praktisch finde ich hierbei, dass bei Checklisten angezeigt wird, wie viele Kästchen es gibt und wie viele bereits abgehakt sind.

Ebenso verfärbt sich die Miniaturanzeige der Deadline orange, wenn die Aufgabe bald beendet sein sollte. Und rot, wenn die Zeit verstrichen ist und bspw. noch nicht alle Checklistenelemente abgehakt sind.
Einen Tag vor geplanter Fertigstellung der Aufgabe erhält man automatisch eine Erinnerungsmail. Diese klärt darüber auf, welche Aufgabe auf welcher Tafel bald erledigt sein sollte.
Ist man allerdings kurz vor Ablauf der Deadline bei Trello angemeldet, wird eine solche E-Mail nicht verschickt. Die farblichen Veränderungen der Deadlineanzeige werden in Echtzeit vorgenommen, sodass sie sofort ins Auge fallen.

Die Karten

Grundsätzlich sind alle Karten gleich aufgebaut, nur die Anzeige ändert sich entsprechend der Elemente, die hinzugefügt wurden. Jeder Karte kann man eine Beschreibung hinzufügen, die den Titel erklärt oder weitere Informationen preisgibt – das kann man aber genau so gut im Kommentarfeld machen. Welches die nützlichere Variante ist, muss jeder für sich herausfinden.

Unter dem Titel erscheinen die Mitglieder der Karte – bei der Nutzung als Redaktionsplan also diejenigen, die an dem Artikel arbeiten sollen -, neben der Deadline. Darunter wird die Beschreibung angezeigt und darunter wird die Checkliste aufgelistet. Mit der Checkliste kommt automatisch ein Statusbalken, der sich je nach der Menge der beendeten Schritte bzw. abgehakten Kästchen füllt. Man kann also den Bearbeitungsfortschritt ganz einfach am Balken ablesen.

Ansicht einer Karte von Trello bei der Nutzung als Redaktionsplan.

Screenshot Trello

Den Abschluss bilden die Kommentarfelder, über die man beim Redaktionsplan Änderungen oder Abbildungen besprechen oder Anmerkungen machen kann. Hier können natürlich auch vorher bei der Ideensammlung schon Fragen zum Thema geklärt und Infos geteilt werden.

Über den untersten rechten Button ‚Archive‘ lassen sich Karten aus einer Liste entfernen und werden ins Archiv verschoben. Auch das Archiv bezieht sich immer nur auf die jeweilige Tafel, in der die Karte sich befand. Einmal archiviert, findet man sie im Menü unter ‚archived items‘ wieder. Die Möglichkeit eine Karte zu reaktivieren oder ganz zu löschen, hat man, wenn man sie im Archiv öffnet und den entsprechenden Button wählt.

Möchte man eine Übersicht der bereits veröffentlichten Artikel haben, kann man natürlich das Archiv nutzen oder einfach eine dritte Liste anlegen und die Karten dorthin verschieben. Sollte nämlich eine Idee noch verworfen werden, bevor jemand einen Satz dazu schreibt, taucht diese Karte auch im Archiv auf. Dort wären also veröffentlichte und verworfene Karten bzw. Blogposts in einer Liste zu sehen.

Allgemeiner Aufbau eines Content Marketing Workflows

Im Content Marketing müssen selbstverständlich nicht nur Blogposts geplant werden. Auch White Paper, Landing- und Thank-You-Pages, Videos, Infografiken etc. reihen sich da mit ein. Es ist also sinnvoll sich einen Workflow für die Erstellung solcher Inhalte zu überlegen (der dann natürlich auch auch für Blogposts gelten kann).

Über Trello ist dieser am einfachsten darzustellen, indem auf einer Tafel 6 Listen angelegt werden (von links nach rechts): Ideensammlung, geplant, in Bearbeitung, in Korrektur, Bereit für Veröffentlichung, veröffentlicht.

Jede Karte stellt dann eine Idee dar, die noch bearbeitet werden muss oder sich schon in Bearbeitung befindet, geprüft wird etc. Und sobald ein Schritt der Entstehung abgeschlossen ist, kann die Karte mit allen Informationen in die nächste Liste gezogen und notfalls der nächste Kollege um Mithilfe gebeten werden.

Für einen Videodreh muss das Equipment vorhanden sein, ein Script geschrieben werden, ein Drehort gefunden und ggf. gebucht werden … und das ist nur die Pre-Production. Für Infografiken müssen Keywords und Quellen recherchiert, Grafiken und Icons erstellt, evtl. ein Motto festgelegt werden etc.

Je nach Medientyp verlangt es also nach anderen Best Practices. Diese können bei Trello wunderbar und individuell in Form einer Checkliste auf der jeweiligen Karte festgehalten werden. Auch wenn man keine Reihenfolge der einzelnen Aufgaben in der Checkliste festlegen kann, wird so trotzdem sichergestellt, dass kein Schritt vergessen wird.

Was der Basic-Version fehlt

So sehr ich von der einfachen Bedienung und vor allem der Checklistenfunktion von Trello für die Nutzung als Redaktionsplan begeistert bin; fehlt mir für einen absolut perfekten Redaktionsplan in der Basic-Version nur noch ein kleines Feature:

  • Kalenderansicht
    Ist einer Karte eine Deadline zugeordnet, wird diese auch in der kleineren Ansicht angezeigt. Leider werden sie nicht automatisch chronologisch sortiert.
    Es gibt auch in der kostenfreien Basis-Version leider keine Kalenderansicht mit der man sich einen Überblick über die anstehenden Blogposts verschaffen kann. In der sogenannten ‚Power-Up-Version‘ ist das aber laut den Angaben von Trello möglich.

Fazit

Mit Trello als Redaktionsplan kann man ganz einfach und schnell Aufgaben anlegen und zuordnen. Wie oben schon erwähnt, gefällt mir die einfache Bedienung und die Checklistenfunktion auf den einzelnen Karten und der damit verbundene Statusbalken besonders gut. Das erinnert so ein bisschen an das Konzept der Gamification, entsprechend mehr Spaß macht es (jedenfalls mir) Karten anzulegen, sie mit Inhalt zu füllen und – natürlich – Checklisten abzuhaken.
Außerdem kann man sich direkt in der Karte über das jeweilige Thema austauschen und hat so alle Informationen, Ideen und evtl. Dateien dazu unter einem Deckel. Wunderbar also für die Planung von Blogposts.

Die fehlende Kalenderansicht kann ich noch verschmerzen, schließlich kann man sich die Karten auch selbst in der richtigen Reihenfolge sortieren. Trotz des kleinen Mankos kann ich Trello also als Redaktionsplan empfehlen – viel Spaß und Erfolg damit!

Haben Sie schon Erfahrungen mit Trello als Redaktionsplan gemacht? Gibt es Tricks, die die Arbeit damit noch weiter erleichtern?

Für alle, die auf ihren Redaktionsplan lieber lokal und offline zugreifen möchten, haben wir eine Excel-Vorlage mit Bedienungsanleitung erstellt.




Mit unserem Excel Redaktionsplan ganz einfach Ihre Blogartikel planen.


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2 Kommentare

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  • Florian Lapiz - 21. Juli 2015 Antworten

    Vielen Dank für die Anleitung. Da ich Trello begeistert einsetze, schaue ich mir das gerne mal in diesem Zusammenhang an.

    Vanessa Dincklage - 22. Juli 2015 Antworten

    Hi Florian,
    vielen Dank für deinen Kommentar!
    Solltest du Trello dann als Redaktionsplan nutzen, würde ich mich freuen, wenn du deine Erfahrungen mit uns teilst. Oder, wenn dir etwas auffällt, was wir vergessen oder nicht ausführlich genug besprochen haben, immer her damit – wir nehmen es gerne noch in den Beitrag auf.

    Viel Spaß und viele Grüße
    Vanessa

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