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So können Sie HubSpots Calendar als Redaktionsplan nutzen

Hubspots Calendar als Redaktionsplan nutzen und immer den Überblick behalten.
Seit Mitte September des letzten Jahres müssen sich HubSpot-Kunden nicht mehr nach einen gesonderten Tool für Ihren Redaktionsplan umsehen. Es wurde ein Kalender integriert, der nach dem Login über das Kalender-Icon rechts oben auf dem Bildschirm erreicht werden kann. Hier können nicht nur Blogartikel geplant und anderen Personen zugewiesen werden, sondern auch Landing Pages, E-Mails und Social Media Posts. Eben all das, was mit HubSpot erstellt und veröffentlicht werden kann.

» Außerhalb von HubSpot gibt es natürlich auch diverse kostenfreie oder -günstige Möglichkeiten einen Redaktionsplan zu führen. Beispielsweise mit Excel oder Basecamp.

Den Calendar von HubSpot ganz einfach als Redaktionsplan nutzen. Mit Klick auf die Abbildung öffnet sich die Gesamtansicht.

Calendar Überblick

Die linke Spalte neben dem eigentlichen Kalender ist in drei Abschnitte unterteilt. Sie zeigt (von oben nach unten)

  • eine Mini-Übersicht des aktuellen und der Hälfte des folgenden Monats.
    Der aktuelle Tag ist mit einem grauen Kreis unterlegt. Haben Sie einen Task geplant, wird dieser Tag als blauer Punkt in der Mini-Übersicht dargestellt.
  • die Filtereinstellungen, mit denen Sie festlegen können, welche Tasks in Ihrem Kalender angezeigt werden sollen.
    Entfernen Sie den Haken in einer der Boxen, wir der Kalender automatisch und in Echtzeit angepasst, sodass Sie nur die für Sie relevanten Tasks sehen.
  • eine Legende der Farben, die Ihren Kampagnen zugeordnet sind. Wenn Sie denn welche angelegt haben.
    Besprechen Sie also auf Ihrem Blog unterschiedliche Themen (entsprechend den Kampagnen), können Sie anhand der Farbe direkt im Überblick sehen, ob Sie ein Thema mehrfach hintereinander behandelt haben. Und können gegebenenfalls Ihre Planung verändern.
    Unter ‚edit‘ haben Sie die Möglichkeit Kampagnen ein- oder auszublenden.

In der Zeile direkt über dem Kalender, können Sie über den ‚Today‘-Button ganz links von jedem beliebigen Datum aus wieder zum aktuellen Datum springen. Mit den Pfeiltasten daneben können Sie in den Daten vor- und zurückspringen. Je nachdem welche Einstellung Sie rechts vorgenommen haben (Tag / Woche / Monat / Liste), wird Ihnen in der Mitte der Zeile angezeigt, wo sie sich grade befinden.

Und das Beste ist: Alle Kollegen, die einen HubSpot-Zugang haben, können die angelegten Aufgaben sehen. So kann sich jeder ganz einfach einen Überblick verschaffen und seine Arbeitszeit entsprechend einteilen.

Eine Aufgabe anlegen

Wählen Sie in den Drop-downs oben rechts einen der möglichen Tasks aus, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie alle relevanten Informationen eintragen können. Nach Angabe des Titels und des Datums, werden Sie nach einer Uhrzeit gefragt. Sie ist keine Pflichtangabe, bestimmt aber den Versand der Erinnerungsemail an den Beauftragten, den Sie im nächsten Schritt angeben können. Außerdem haben Sie die Möglichkeit die Aufgabe einer Kampagne zuzuordnen.

Bei E-Mails und Landing Pages müssen Sie zusätzlich direkt ein Template auswählen, mit dem diese erstellt werden sollen. Wenn Sie dann auf den ‚Create task‘-Button klicken, erscheint die Aufgabe im Calendar. Gleichzeitig wird automatisch ein Entwurf für die Landing Page oder E-Mail unter dem jeweiligen Menüunterpunkt angelegt.

Blogbeiträge planen

Nutzen Sie HubSpot selbst um Ihre Blogposts zu veröffentlichen, wird auch hier ein Entwurf unter Content > Blog > Drafts angelegt. Somit kann der zuständige Kollege direkt mit der Arbeit beginnen.

Veröffentlichen Sie Ihre Blogartikel über ein anderes Tool, bietet sich der ‚Custom task‘ zur Planung an. Legen Sie einen solchen Task an, wird er nur in Ihrem Calender vermerkt.

Da es leider keine Möglichkeit gibt die verschiedenen Stadien des Arbeitsfortschritts anzugeben, müssen Sie mit Hilfe des Notizfeldes und der Zuordnungsfunktion etwas improvisieren.

So planen Sie einen Blogpost mit HubSpots Calendar.

Wählen Sie als Datum den Termin der geplanten Veröffentlichung aus und ordnen Sie den Task demjenigen zu, der den Artikel verfassen soll. Im Notizfeld vermerken Sie dann, bis wann der Artikel fertig geschrieben und bis wann er korrigiert sein soll.

Hat der Autor den Artikel geschrieben, ordnet er ihn einfach demjenigen Kollegen zu, der ihn Korrektur lesen soll. Dieser erhält automatisch eine E-Mail mit dem Vermerk, dass ihm eine Aufgabe zugeteilt wurde. So kann auch derjenige benachrichtigt werden, der den Beitrag veröffentlichen soll.

Ergibt sich eine Änderung in der Planung, können Artikel einfach per Drag & Drop verschoben werden. Möchten Sie dann aber auch die Daten im Notizfeld anpassen, ist es einfacher den Task zu öffnen und dort direkt alle Angaben zu ändern.

Create task vs Schedule

Der Calendar bietet zwei Möglichkeiten einen Blogartikel (eine Landing Page oder E-Mail) zu planen: Create task und Schedule.

Dabei erweitert die Funktion Schedule das Create. Wie oben beschrieben, werden unter Create Aufgaben im Calendar und Entwürfe in den jeweiligen Unterpunkten zur Bearbeitung angelegt. Wählen Sie für Ihre Aufgabe nun Schedule aus, wird automatisch eine Veröffentlichung an dem geplanten Datum zur angegebenen Zeit eingeplant. Wird in den Einstellungen bis dahin nichts weiter verändert, wird der Blogbeitrag automatisch veröffentlicht.

Der Calendar von HubSpot bietet die Möglichkeit Aufgaben anzulegen und sie direkt zur Veröffentlichung einzuplanen.

Unter Schedule gibt es die Möglichkeit des Custom task nicht, da er nicht mit einer automatischen Veröffentlichung gekoppelt werden kann. Schließlich können Sie ihn indivuduell nutzen, bspw. auch zur Planung von Meetings.

Auf der anderen Seite können unter Create keine Posts für die Sozialen Netzwerke angelegt werden. Wählen Sie diese Option unter Schedule aus, öffnet sich dasselbe Fenster, das Sie auch im Menüpunkt Social > Publishing über den Button Compose a message erreichen. Hier können Sie die Nachricht an Ihre Follower und Kontakte direkt zur Veröffentlichung einplanen. Sie ohne konkretes Datum einfach nur anzulegen, wie bspw. Landing Pages, geht nicht.

Fazit

Der Calendar von HubSpot eignet sich hervorragend als Redaktionsplan. Man hat eine tolle Übersicht über das, was geplant ist und kann auf einen Blick erfassen welche Themen bzw. Kampagnen bedient werden. Und man kann Geplantes problemlos verschieben – das finde ich vor allem für Blogbeiträge toll, da kann es ja immer mal passieren, dass sich etwas ändert.

Besonders gut gefällt mir, dass man auch die Möglichkeit hat Landing Pages und E-Mails zu planen. Schließlich steht ein Blogartikel nie ganz alleine da, sondern immer in Verbindung mit einem Offer. Soll ein Beitrag auf ein neues Angebot verweisen, kann man so genau sehen, wann die passende Landing Page online geschaltet wird und entsprechend den Artikel einplanen.

Das einzige, das mir noch fehlt, ist die Möglichkeit den Arbeitsfortschritt innerhalb eines Tasks angeben und sehen zu können. Das ist allerdings eher ein Luxusaspekt, die verschiedenen Arbeitsstadien lassen sich ja auch problemlos über das Notzifeld und die Zuordnung organisieren bzw. anzeigen.

Haben Sie schon Erfahrungen mit HubSpots Calendar als Redaktionsplan gesammelt? Haben Sie vielleicht noch Ideen, wie man es anders machen könnte?




Eine Zusammenfassung der wichtigsten Begriffe und Abkürzungen zum Thema Content Marketing - selbstverständlich mit Erklärungen.



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