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13 Best Practices für Ihre nächste Videokonferenz [Infografik]

Inzwischen ist es zu einer gänigen Praxis geworden geschäftliche Gespräche auch über Videokonferenzen zu führen. Grade für diese Gespräche gelten ein paar Regeln, damit sie so normal wie möglich ablaufen können.

(c) Lemonly.com

Inzwischen werden Videokonferenzen ja nicht nur für die Abstimmung zwischen Geschäftspartnern genutzt, sondern auch gern für Bewerbungsgespräche – vor allem natürlich auf internationaler Ebene. Aber auch Abstimmungen innerhalb des Landes werden immer häufiger über Telefon- oder Videokonferenzen getroffen.

Im Content Marketing werden Videokonferenzen vor allem für Webinare genutzt. Dabei kommt es nicht darauf an, ob es ein live Webinar ist, oder eine Aufzeichnung. Ein paar Regeln sollte man bei der Kommunikation über Webcams auf jeden Fall beachten, damit der optische Eindruck einem vis-à-vis Treffens so stark ähnelt wie möglich.

Die Kollegen von Lemonly.com haben dazu eine Infografik erstellt, deren Überschrift nicht unbedingt auf alle Tipps zutrifft; deren Tipps aber wunderbare Best Practices für eine Videokonferenz abgeben.

  1. Kein Licht von hinten
    Wenn Sie von hinten beleuchtet werden, dann können Sie unter Umständen besser sehen. Die Personen, Ihnen ‚gegenüber‘, können Sie dann aber nur als Schattengestalt erkennen. Je nachdem wie hell die Lichtquelle hinter Ihnen ist, sind Ihre Gesichtszüge gar nicht mehr auszumachen.Das liegt unter anderem daran, dass die meisten Webcams versuchen das Licht von vorn zu kompensieren und das Bild abdunkeln. Da könnten Sie genau so gut telefonieren. Darum sollten Sie darauf achten, dass das…

  2. … Licht immer von vorne
    kommt. So können Ihre Gesprächspartner Sie gut erkennen. Denken Sie mal an Fernsehstudios oder das letzte Konzert auf dem Sie gewesen sind; hier werden Scheinwerfer von vorn auf die Schauspieler, Nachrichtensprecher, Sänger etc. gerichtet.

    Die Position der Lampe ist dabei auch entscheident: Stellen Sie Ihre Schreibtischlampe direkt vor sich und richten den Lichtstrahl auf Ihr Gesicht, sehen Sie eher so aus, als befänden Sie sich in einem Verhör. In jedem Fall sind sie dann überbelichtet und Ihr Ausdruck ist wahrscheinlich ebenso schlecht zu erkennen, wie wenn das Licht von hinten kommt.

    Mit Sicherheit hat es jeder schon einmal gemacht, zuletzt wahrscheinlich als Kind; im Dunkeln das Gesicht von unten mit einer Taschenlampe beleuchtet. Das sah (damals) ganz schön gruselig aus, oder? Und genau das wollen Sie bei Ihrer Videokonferenz nicht! Auch wenn Ihr Bildschirm nicht auf Ihrem Schoß liegt, seine Beleuchtung allein reicht also nicht aus, um Sie gut aussehen zu lassen.

    Die einfachste Lösung ist, dass Sie sich vor ein Fenster setzen, mit Blick nach draußen. Das einfallende Licht ist natürlich und – bis auf die Größe Ihrer Fenster – nicht durch einen Lampenschirm o.ä. begrenzt. Zusätzlich können Sie natürlich noch eine Lampe im Zimmer anmachen, die Sie von vorne-oben anstrahlt.

    Die beste Sitzpositon und Beleuchtung sollten Sie unbedingt vorher testen, damit Sie nicht noch Lampen ein- oder ausschalten, wenn die Videokonferenz schon begonnen hat. Sollten Ihre Gesprächspartner dann immer noch Probleme haben Sie deutlich sehen zu können, können Sie natürlich immer noch andere Lichtquellen nutzen und auf die Rückmeldung Ihres Gegenüber reagieren.

  3. Den Hintergrund beachten
    Sitzen Sie bei einer Videokonferenz im Büro oder einem Besprechungsraum, müssen Sie sich darum wahrscheinlich nicht all zu große Gedanken machen. Trotzdem sollten Sie darauf achten, dass der Raum bzw. die Wand hinter Ihnen so neutral wie möglich ist. Also keine lustigen Bildchen von Kollegen und auch keine Jacken oder offene Türen.

    Inzwischen bieten aber auch viele Unternehmen Ihren Mitarbeitern an, von zu Hause zu arbeiten. Besonders hier sollten Sie auf das achten, was hinter Ihnen zu sehen ist. Das Badezimmer, das ungemachte Bett oder das Geschirr vom Vortag machen sicherlich keinen guten Eindruck.

  4. Per LAN-Kabel verbinden
    Über WLAN ins Internet zu gehen ist für uns inzwischen zur Gewohnheit geworden, schließlich kann man sich so nicht nur bequem mit dem Laptop in der ganzen Wohnung bewegen, sondern auch mit dem Smartphone surfen, ohne das Datenvolumen zu sehr zu strapazieren.

    Für Videokonferenzen ist die Verbindung über’s WLAN allerdings von Nachteil, da es damit immer so aussieht, als wären Sie langsamer als die eigentliche Unterhaltung. Um Ihre Daten möglichst in Echtzeit zu übermitteln und somit mit den anderen gleichauf zu sein, sollten Sie Ihr LAN-Kabel aus dem Schrank holen und es einsetzen.

  5. Ein ruhiges Plätzchen finden
    Ob nun zu Hause oder im Büro, der Raum von dem aus Sie an der Konferenz teilnehmen sollte für die Zeit des Gesprächs Ihnen gehören. Machen Sie die Türe zu. Wenn es für Ihre Gesprächspartner schwierig ist, Sie zu verstehen, werden Sie schnell genervt oder gereizt sein.

    Außerdem wirkt es eber wie in einem Callcenter, wenn im Hintergrund Ihre Kollegen oder Familie zu sehen und zu hören sind. Und wer spricht schon gerne mit Mitarbeitern aus Callcentern? 😉

  6. Den Computer oder Mac neu starten
    So stellen Sie sicher, dass nicht irgendwelche Hintergrundprogramme die Übermittlung Ihrer Daten verlangsamen oder gar blockieren.
    Inzwischen ist es zu einer gänigen Praxis geworden geschäftliche Gespräche auch über Videokonferenzen zu führen. Grade für diese Gespräche gelten ein paar Regeln, damit sie so normal wie möglich ablaufen können.

    Mit Klick auf den Ausschnitt öffnet sich die gesamte Infografik.

  7. Unnötige Programme schließen
    Wenn Sie Ihren Computer nicht neu starten möchten, dann schließen Sie wenigstens alle Programme, die Sie für die Videokonferenz nicht benötigen. Auch Sie können eine reibungslose Übertragung der Daten behindern.
  8. Up- und Downloads pausieren oder schließen
    In den meisten Fällen laufen diese im Hintergrund, während Sie ganz normal weiterarbeiten. Je nachdem, was Sie up- oder downloaden lastet es Ihren Computer ordentlich aus. Halten Sie also den Vorgang an oder schließen Sie ihn ganz, damit Sie ohne Störungen an der Konferenz teilnehmen können.
  9. Kollegen oder Mitbewohner vorwarnen
    Unter Mitbewohner können hier natürlich auch Familienmitglieder verstanden werden. Es geht einfach nur darum, dass niemand, der ebenfalls über Ihr Netzwerk arbeitet, in der Zeit Ihres Gesprächs große Dateien hoch- oder herunterlädt. Das verlangsamt Ihre Verbindung und kann dazu führen, dass Sie schlecht zu sehen oder zu hören sind.

    Solange Sie den Zugang nicht stundenlang blockieren, werden Ihre Mit-Nutzer sicherlich Verständlnis haben.

  10. Positionieren Sie sich mittig
    Also so, dass Sie auf dem übermittelten Bild in der Mitte sitzen. Versuchen Sie den Ausschnitt so zu wählen, dass es aussieht, als säßen Sie mit Ihrem Gesprächspartner an einem Tisch.Wenn Sie irgendwo am Rand des Ausschnitts zu sehen sind, wirkt es, als wären Sie nicht wirklich interessiert und mindern somit auch Ihre Präsenz in der Unterhaltung.

  11. Sobald die rein ‚technischen‘ Aspekte getestet und vorbereitet sind, sollten Sie außerdem noch folgende ergänzende Tipps beachten:

  12. Ordentliches Auftreten
    Auch wenn in Ihrem Büro kein Dresscode herrscht und Sie an einem schlechten Tag auch ‚mal im Schlabberpulli arbeiten können, sollten Sie für eine Videokonferenz immer ordentlich angezogen sein.

    Das gilt natürlich besonders für die Heimarbeit. Aus welchen Gründen Sie auch immer von zu Hause aus arbeiten – einfach, weil Sie an diesem Wochentag immer im Homeoffice sind; weil Sie sich nicht gut fühlen; weil Sie auf Handwerker warten; ein Familienmitglied krank ist; etc. – ungeduscht im Gammellook vor der Webcam aufzutauchen geht gar nicht! Zumindest obenrum nicht. Ob Sie eine Anzug- oder Jogginghose tragen, ist über die Webcam ja nicht zu sehen 😉

  13. Sitzen Sie grade
    Nicht unbedingt so, als hätten Sie irgendwo einen Stock sitzen, aber so, dass Sie schon durch Ihre Haltung Interesse und Offenheit ausstrahlen.

    Wenn Sie sich zurück lehnen, kann es nicht nur sein, dass man Sie schlechter hören kann. Die Beleuchtung kann so auch wieder zu einem Problem werden. Ein entspanntes zurücklehnen strahlt zudem eher Desinteresse aus.

  14. Die Gesprächspartner ansehen
    Über eine Webcam genauen Augenkontakt herzustellen, gestaltet sich schwierig, da die Kamera meist ein wenig obehalb des Videofensters angebracht ist. Blicken Sie also direkt in die Kamera, sehen Sie nicht genau, was auf dem Bildschirm passiert.

    Es reicht bei einer Videokonferenz also, wenn Sie Ihr Gegenüber über den Bildschirm ansehen.
    Schauen Sie nur nicht an der Kamera oder dem Bildschirm vorbei, das wirkt so, als wären Sie mit Ihren Gedanken wo ganz anders.

Fallen Ihnen noch weiter Dinge ein, die bei einer Videokonferenz beachtet werden sollten? Haben Sie schonmal ein totales Desaster bei einer solchen Unterhaltung erlebt?




Wer sich über Content Marketing informieren möchte, sollte dieses Buch lesen.



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