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So können Sie Excel als Redaktionsplan nutzen

Für jeden Unternehmensblog wird ein Redaktionsplan benötigt, so kann man Excel dafür nutzen.
Jeder Blogbetreiber sollte einen haben. Und zwar von Anfang an. Einen Redaktionsplan. Damit das Team weiß, wer wann was schreiben muss und wie viel Zeit noch bis zur Veröffentlichung ist. Außerdem muss der Hauptverantwortliche wissen, ob alles nach Plan verläuft oder er kurzfristig etwas ändern muss.
Nun gibt es zahlreiche Varianten und unglaublich viele Tools, um einen Redaktionsplan zu führen. Excel ist eine davon und so können Sie es zur Planung nutzen:

  1. Die richtige Vorlage auswählen

    Für unser Beispiel haben wir die Vorlage ‚Projektplanung (Gantt)‘ in Excel 2013 genutzt. In anderen Office Versionen werden ähnliche Vorlagen vorhanden sein. Vermutlich werden sich Bedienung und Funktionen entsprechend etwas unterscheiden.

  2. Mit dieser Excel-Vorlage kann man ganz einfach einen Redaktionsplan erstellen.

  3. Spaltenüberschriften anpassen

    Wie Sie dem Original entnehmen können (s.o.) und wie der Name der Vorlage schon sagt, ist sie ursprünglich für ein größeres Projekt angelegt, dementsprechend müssen die Spalten angepasst und eine hinzugefügt werden (s.u.).

    Klicken Sie auf die Abbildung, um Sie zu vergrößern.

  4. Damit die Excel-Vorlage als Redaktionsplan funktioniert, müssen die Spalten neu beschriftet werden.

  5. Farblegende anpassen

    Je nach Bearbeitungsstand des Projektes bzw. des Artikels, wird auf der Verlaufsgrafik eine Farbe angezeigt. Die eigentliche Beschriftung ist dabei wie folgt:
    Die ursprüngliche Legende der Excel-Vorlage ist für einen Redaktionsplan nicht nützlich.

    Um für Blogartikel zu funktionieren, können Sie die Legende beispielsweise so an passen:

    Damit die Excel-Vorlage als Redaktionsplan funktionieren kann, müssen die einzelnen Aspekte der Legende umbenannt werden. Hier ein Beispiel

So planen Sie einen neuen Artikel

Mit einem Klick auf die verkleinerte Darstellung, öffnet sich das gesamte Beispiel.

So sieht ein Redaktionsplan mit einer Excel-Vorlage aus.

Um einen neuen Artikel zu anzulegen, geben Sie zuerst einen Arbeitstitel und den Autoren an. In der Spalte ‚Geplanter Beginn (Datum)‘ wird das Datum eingetragen, an dem der Autor spätestens anfangen sollte zu schreiben oder ihm das Thema zugeteilt wird. Die ‚Geplante Dauer in Tagen‘ beeinflusst die Länge des Verlaufsbalkens, der auf der rechten Seite in der Grafik angezeigt wird.

Damit der geplante Veröffentlichungstermin also das Ende des Verlaufsbalkens darstellt, muss vom geplanten Beginn-Datum bis zum Veröffentlichungsdatum hochgerechnet werden. Der erste Tag und der der Veröffentlichung müssen dabei mitgezählt werden. Soll also ein Artikel am 4. angefangen und am 8. veröffentlicht werden, muss die geplante Dauer in Tagen 5 betragen (s. im Beispiel ‚Blogparade: CM und Corporate Blogging‘) – Wochenendtage müssen hier mit eingerechnet werden.

Unter ‚Beginn‘ kann der Autor eintragen, wann er begonnen hat zu schreiben und muss dann sofort bei ‚Ist-Dauer in Tagen‘ eine 1 angeben (s. im Beispiel ‚Redaktionsplan mit Excel‘). Das Programm markiert den aktuellen Tag daraufhin als ‚Ist‘, sodass Kollegen, die in den Kalender schauen, sehen können, dass der Artikel in Arbeit ist.

In der letzten Spalte kann der jeweilige Bearbeitende eintragen, wie weit er mit der Bearbeitung prozentual gesehen ist. Hier gibt es natürlich die Möglichkeit jeden Tag (oder nach jeder Änderung) den Fortschiritt einzutragen. Oder Sie legen intern eine Bedeutung für diverse Prozentzahlen fest, bspw. 80% = fertig geschrieben, zur Korrektur; 90% = korrigiert, bereit für Veröffentlichung; 100% = veröffentlicht.

Die Informationen die in dieser Spalte eingetragen werden, überschreiben alles, was in den vorigen 4 steht und färbt den Fortschrittsbalken dementsprechend ein.

Für den Hauptverantwortlichen ist die Funktion ‚Hervorgehobenes Datum‘ sehr hilfreich. Wenn er hier immer das aktuelle Datum einträgt, kann er auf einen Blick sehen, wie weit die jeweiligen Artikel sind.

Einen Artikel verschieben

Ab und an kann es ja auch mal passieren, dass ein Artikel verschoben werden muss. Die ‚Case Study‘ (s. Beispiel) sollte ursprünglich im Januar veröffentlicht werden. Das Veröffentlichungsdatum wurde aber auf den 11. verschoben (Ist-Dauer 11).

Werden in den ersten beiden Spalten jeweils eine Null eingetragen und trotzdem ein Beginn (1) und eine Ist-Dauer angegeben, greift die Liste automatisch auf die Farbeinstellungen für verschobene Artikel zurück. Die eingetragene Prozentzahl zeigt dem Hauptverantwortlichen, wie weit der jeweilige Artikel schon ist.

Unseren Beispiel-Redaktionsplan mit Excel können Sie nachfolgend kostenfrei herunterladen und einfach mit Ihren Daten überschreiben.




Mit unserem Excel Redaktionsplan ganz einfach Ihre Blogartikel planen.



Welche Erfahrungen haben Sie mit Excel als Redaktionsplan? Gibt es etwas, das besonders gut oder besonders schlecht funktioniert?

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