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In diesem Blog geht es um den Wandel im Marketing. Die Inhalte sollen helfen, die unternehmensinterne Transformation hin zum Inbound- und Content Marketing zu inspirieren und zu unterstützen. Ihre Kommentare sind höchst willkommen!

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Das passende Tool für den Redaktionsplan

Bei der ganzen Planung von Blogartikeln, Veröffentlichungen auf den sozialen Netzwerken und Erstellung von Contentangeboten zum Download ist es nicht immer einfach den Überblick zu behalten. Vor allem dann, wenn mehrere Personen an der Erstellung des Contents beteiligt sind und sich an die jeweils vorgeschriebene Deadline halten soll(t)en 😉

Ein Redaktionsplan kann da Abhilfe schaffen. Die Verantwortung dafür sollte bei einer Person liegen, die Veröffentlichungstermine mit Kollegen abspricht und sie dann für alle sichtbar in den Kalender einträgt. Ebenso ist diese Person dafür zuständig säumige Kollegen rechtzeitig zu erinnern. Und zwar nicht erst am Tag der geplanten Veröffentlichung, sondern schon zuvor, damit der Content noch Korrektur gelesen werden und ggf. noch einmal überarbeitet werden kann.

Redaktionsplan für Veröffentlichungen auf dem Blog

In diesem Artikel beziehe ich mich nur auf die Planung von Blogartikeln. Für sie gibt es verschiedene Stationen oder Phasen, die abgearbeitet werden müssen:

  • Erstellung: Der Beitrag muss geschrieben und mit einem passenden Bild versehen werden.
  • Korrektur: Ein Kollege liest sich den Text durch und bewertet auch, ob das gewählte Bild passt.
  • Nacharbeitung: Nachdem die Korrekturarbeiten durch sind, sollte der Autor noch einmal die Formatierung und die nicht-textlichen Aspekte überprüfen. (Was genau das ist, haben wir in unserem Artikel „Blogartikel-Checkliste, was außer Text noch wichtig ist“ erklärt.)
  • Veröffentlichung
  • Verbreitung: Den Beitrag über die sozialen Netzwerke, E-Mails oder sonstige Kanäle verbreiten.

Das Schöne am Redaktionslan ist, das jeder für sich selbst entscheiden kann und sollte, wie so ein Kalender aussieht. Allerdings ist die Form natürlich abhängig davon, wie viel Content Sie veröffentlichen möchten und auf wie vielen Kanälen etc.

Diese „Gestaltungsfreiheit“ des Plans bzw. Kalenders kann aber auch zu dem Problem führen, dass man nicht weiß, welches Tool man nutzen soll.

Wir haben verschiedene Möglichkeiten und Tools getestet und möchten Sie Ihnen hier vorstellen, um (hoffentlich) die Auswahl zu erleichtern:

Monats- bzw. Jahreskalender

Schön bei dieser Variante ist, dass Sie den Kalender aufhängen können, sodass ihn alle Kollegen sehen können. Ganz klassisch schreiben Sie hier vor allem die Daten auf, an denen Sie den Content veröffentlichen möchten und in welcher Woche Sie welches Angebot auf den sozialen Netzwerken verbreiten wollen. So haben Sie einen Überblick, wann welcher Artikel fertig sein muss.

Etwas schwieriger bzw. voll und vor allem auch chaotisch wird es dann, wenn Sie auch noch die anderen Entstehungs-Phasen mit aufnehmen möchten. Und wenn sich etwas verschiebt, dann hilft nur durchstreichen oder tip-ex.

Excel

Excel erlaubt eine sehr detaillierte Planung, einschließlich aller Phasen, deren jeweilige Bearbeitungsstatus, grafische Darstellung des Fortschritts etc.

Wer mit Excel gut zurecht kommt, kann sich einen eigenen Redaktionsplan erstellen. Wenn man ohne eine entsprechende Office-Vorlage arbeitet, ist das allerdings ein ganzes Stück Arbeit.

Ebenso kann man eine kostenfreie Vorlage herunterladen und seinen Bedürfnissen anpassen. Das erspart einem die Ausarbeitung und ‚Programmierung‘ eines eigenen Kalenders.
Oft kommen diese aber ohne Bedienungsanleitung, sodass man sich erst einmal durchklicken muss, um alle Funktionsweisen zu verstehen. Da Excel ein wirklich tolles Tool zur Planung von Blogartikeln ist, haben wir uns einmal hingesetzt und eine Anleitung zusammengestellt.

Die Erstellung eines eigenen Plans setzt wirklich gute Excel-Kenntnisse voraus. Hat aber den Vorteil, dass nur Informationen abgefragt und angezeigt werden, die genau auf Ihr Unternehmen und Ihre Planung zugeschnitten sind. Außerdem kann der Plan vom firmeninternen Excel-Experten dann problemlos angepasst werden, ohne, dass eine lange Einarbeitung nötig ist.

Basecamp

Basecamp ist ein Tool, das ab 20$ pro Monat genutzt werden kann. Hier gibt es die Möglichkeit verschiedene Projekte anzulegen. In diesen Projekten kann man wiederum mehrere To-do-Listen erstellen und darin jeweils einzelne To-dos bzw. Aufgaben auflisten. Innerhalb jeder Aufgabe gibt es die Möglichkeit Kommentare zu hinterlassen, sodass alle Mitglieder eines Projektes die Aufgabe an einem Ort diskutieren können. Über das Kommentarfeld können ebenso passende Links geteilt oder Dateien hochgeladen werden, die dann für jedes Mitglied des Projektes sichtbar sind.

Die einzelnen Aufgaben können je einem Datum und einer Person, die dem entsprechenden Projekt angehört, zugeordnet werden. Diese erhält dann eine Benachrichtigung per E-Mail, dass ihr das To-do übertragen wurde. Ebenso wird sie per Mail erinnert, dass die Aufgabe noch zu erledigen ist.

Mit Basecamp hat man zwei Möglichkeiten einen Redaktionsplan zu führen:

  • Aufstellen verschiedener To-do-Listen

Zur Zeit ist dies unsere Variante mit der wir die Erstellung und Veröffentlichung von Blogartikeln und Contentangeboten organisieren. Dazu haben wir 6 Kategorien aufgestellt, die ein Thema durchläuft:

  1. Ideensammlung
  2. Calendar
  3. Produktion
  4. Korrektur- und Testphase
  5. Bereit für Veröffentlichung
  6. Veröffentlicht

Mit Basecamp einen Redaktionsplan für Ihren Content erstellen.

Grundsätzlich werden alle Ideen in der Ideensammlung angelegt, sobald jemand dazu etwas schreiben möchte / soll, wird das To-do in den Calendar verschoben und der entsprechenden Person zugeordnet. Fängt sie an zu schreiben, landet das To-do in der Produktionsliste.

Ist der Artikel fertig, verschiebt der Autor die Aufgabe in die Korrektur- und Testphase und weist sie einer anderen Person zu. Diese wird per E-Mail benachrichtigt. Zusätzlich kann man noch ein Datum angeben, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll. Hat der Kollege noch Anmerkungen, die er im Text nicht verbessern kann, kann er sich über die Kommentarfunktion mit dem Autoren absprechen.

Sind alle Änderungen und Korrekturen vorgenommen, wird die Aufgabe in ‚Bereit für Veröffentlichung‘ verschoben. Sobald der Artikel online ist, gehört er in die ‚Veröffentlicht‘-Liste. Dort kann er dann auch abgehakt werden und ist nicht mehr sichtbar, unter den beendeten To-dos aber noch zu finden.

Diese Variante setzt voraus, dass alle Beteiligten daran denken das jeweilige To-do zu verschieben und den entsprechenden Personen (und Deadlines) zuzuordnen. Ebenso, wie Ideen dort zu sammeln, sodass sie in einer Redaktionssitzung besprochen und ggf. zugeteilt werden können.

    • Die Calendar-Ansicht

Die Voraussetzung zur Nutzung der Calendar-Ansicht ist das Anlegen eines Projektes bzw. einer To-do-Liste, unter der die einzelnen Aufgaben erstellt werden können. In der Listen-Ansicht werden die verschiedenen Aufgaben erstellt und Daten und Personen zugeordnet.

Wechselt man dann zur Calendar-Ansicht, tauchen die To-dos an den festgelegten Tagen auf. In dieser Ansicht können sie per Drag’n’Drop auch verschoben werden. Ist eine Aufgabe erledigt, kann sie mit einem Klick auf die bereitgestellte Checkbox abgehakt werden.

Mit der Calendar-Ansicht von Basecamp den Content für Ihren Blog planen.

Leider können in dieser Ansicht keine To-dos, sondern nur Events (bspw. Meetings) angelegt werden. Diese können nicht abgehakt werden, sodass man zurück in die Listen-Ansicht wechseln muss, wenn man neue To-dos erstellen möchte. Die Zuordnungsfunktion (sowohl für Daten, als auch für Personen) funktioniert hingegen bestens und gibt den Beteiligten einen guten Überblick wer wann welche Aufgabe erledigt haben soll.

Basecamp ist, wie der Name schon sagt, ein Basistool. Sehr leicht bedienbar und für das einfache Aufstellen, Verteilen und gemeinsame Organisieren von Aufgaben gut geeignet. Wer allerdings den Fortschritt eines bestimmten To-dos verfolgen möchte oder (in der Calendar-Ansicht) einen Gesamtüberblick über die Aufgabe sucht, wird hier nicht fündig. Auch wird es hier wahrscheinlich zu chaotisch, wenn Basecamp zur Planung von Social Media Postings genutzt werden soll.

Edit Flow für WordPress

WordPress ist ein kostenfreies Tool zur Erstellung von Websites, Blogs oder Online-Shops, für das es eine Vielzahl von Plugins gibt. Mit dem Plugin ‚Edit Flow‘ ist es möglich Planung, Zuordnung, Bearbeitungsstatus und Kommentare in einem Datensatz zu vereinen.

Mit dem WordPress Plugin Edit Flow lassen sich die Artikel für Ihren Blog ganz einfach verwalten.

Über die monatliche Kalenderansicht können neue Aufgaben für einen bestimmten Tag angelegt und einer Person zugewiesen werden. Beginnt die Person zu schreiben oder möchte sie einen Kollegen bitten den Text zu überprüfen, so kann der Status der Aufgabe geändert und über die Kommentarfunktion eine Nachricht hinterlassen werden. Eine detailierte Beschreibung zu den Funktionen und Möglichkeiten finden Sie auf der Website von Edit Flow.

Schnell und einfach zu bedienen ist Edit Flow in jedem Fall. Im Gegensatz zu Basecamp kann hier für jeden Artikel ein Datensatz angelegt werden. Das ist für die Sammlung und den Austausch von Informationen in jeder Phase der Artikelentstehung ein merklicher Vorteil. Allerdings lohnt sich das Installieren von WordPress und Edit Flow allein für die Nutzung des Redaktionsplans eher nicht. Wenn Sie ohnehin schon WordPress für Ihre Website und/oder Ihren Blog nutzen, dann lohnt es sich, einmal darüber nachzudenken.

Trello

Trello ist ein kostenfreies Online-Tool, das im Prinzip die besten Eigenschaften von Basecamp, Edit Flow und einer Darstellung in Excel vereint.

Man kann für jedes Projekt bzw. jeden Artikel eine Karte anlegen und auf dieser einzelne Arbeitsschritte anlegen. Aus diesen Arbeitsschritten und deren Beendigung ergibt sein eine Darstellung des Fortschritts. Mit jeder Checkbox, die abgehakt wird verändert sich die Prozentzahl. Auch wenn noch ein weiterer Arbeitsschritt hinzugefügt wird, wird der Fortschritt automatisch angepasst.

Das Online-Tool Trello ist als Redaktionsplan gut geeignet. Man kann für jeden Artikel eine eigene Karte anlegen und Aufgaben verteilen.

Kontakte können individuell zu jeder Karte hinzugefügt werden. Ähnlich wie bei Facebook oder Twitter kann bei Trello ein Kontakt in einem Kommentar erwähnt werden, sodass derjenige in jedem Fall eine Benachrichtigung erhält.

Das Tool kann unabhängig von anderen frei genutzt werden, man ist also nicht auf eine Vorinstallation angewiesen, wie im Fall von Edit Flow. Sollten Sie weitere Funktionen benötigen, so gibt es eine Business Class, die dann allerdings kostenpflichtig ist.

HubSpot Calendar

Als Marketing Automation Software ist die Möglichkeit mit HubSpot einen Redaktionsplan zu führen natürlich nur eine unter vielen anderen Features. Entsprechend haben Sie auf den Calendar nur Zugriff, wenn Sie die Software für Ihr Inbound- und Content Marketing nutzen. Dann ist allerdings alles mit dem Calendar verknüpft und wenn Sie dort einen Blogpost planen, wird im Blog-Tool direkt ein neuer Artikel angelegt.

Den Calendar von HubSpot ganz einfach als Redaktionsplan nutzen.

Sollten Sie HubSpot nutzen, Ihren Blog aber auf einem anderen CMS-System verwalten, so haben Sie unter „Create Tasks“ eine tolle Möglichkeit trotzdem den Überblick zu behalten. Je nachdem welche Anzeige-Optionen Sie auswählen, können Sie auch die Landing Pages, Social Posts oder Emails sehen, die geplant oder schon veröffentlicht sind.

Das Tool glieder sich perfekt in die zahlreichen Möglichkeiten des HubSpot-Universums ein, sodass Sie als Nutzer der Software nicht unbedingt ein externes Tool für Ihren Redaktionsplan benötigen. Einziger Manko dabei ist, dass Sie den Fortschritt der jeweiligen Aufgaben nicht angeben können.

HubSpot Projects

2016 hat HubSpot ein weiteres Tool zu seiner Sammlung hinzugefügt, mit dem sich nicht nur Termine managen, sondern auch einzelne Schritte planen und Aufgaben zuweisen lassen. Es ist ein Kollaborationstool, über das Sie auch mit den Kollegen über Inhalte oder Ideen diskutieren können.

Mit dem HubSpot Projects Tool die Redaktionsplanung vereinfachen

Das System zeigt die einzelnen Aufgaben entweder chronologisch nach Deadline oder entsprechend der Reihenfolge an, in der Sie die einzelnen Projekte angelegt haben. Eine visuelle Übersicht über die einzelnen Aufgaben erhalten Sie im Calendar (s. oben).

Außerdem gibt es automatische Benachrichtigungs-Emails für diejenigen, denen Sie eine Aufgabe zuweisen, damit sie Ihre Deadline nicht verpassen. Das Projects-Tool ist also eine logische Erweiterung des Calendars und für die Zusammenarbeit an Blogartikeln oder anderen Download-Angeboten gut geeignet.

scompler

Scompler ist viel mehr als nur ein Tool zur Redaktionsplanung. Es ist ein Tool in dem Sie eine komplette Content Marketing Strategie erstellen, den Content planen und erstellen und veröffentlichen können.

Neben einem Themenplan, ist auch ein Redaktionsplan integriert. Dieser überzeugt vor allem dadurch, dass die einzelnen Blog- und Socialposts automatisch in eine entsprechende Liste verschoben werden, sobald der Status geändert wird. Zusätzlich gibt es in der Kurzanzeige einen Statusbalken, der sich mit Verschieben des Contents aktualisiert. Sie können zwischen folgenden Status für Ihre Posts auswählen: Idee, Geplant, In Produktion, Zur Freigabe, Freigegeben, Veröffentlicht.

Mit dem Content Marketing Tool scompler kann man auch einen Redaktionsplan führen.

In der kostenfreien Version scompler One kann nur eine Person auf das Tool zugreifen. Das ist aber insoweit kein Problem, weil die Kalenderansicht der angelegten Postings ausgedruckt werden kann. So können Sie die Planung auch mit Kollegen teilen, die „nur“ wissen müssen, wann welcher Post veröffentlicht werden muss.

Eine Besonderheit ist, dass Sie Ihre Blogartikel direkt über das Tool schreiben und veröffentlichen können. Außerdem werden Ihre Texte immer auf Füllwörter, (zu) lange Sätze, (zu) lange Worte und Phrasen überprüft.

Scompler nur zur Redaktionsplanung zu nutzen ist eigentlich fast schon zu schade, weil Ihnen dann die anderen praktischen Features entgehen. Funktioniert aber natürlich trotzdem einwandfrei. Mehr zu den Features gibt es in unserem Testbericht.

Das Content Marketing Tool von linkbird

Wie der Name schon sagt, ist das Tool von linkbird so ausgelegt, dass Sie Ihr gesamtes Content Marketing damit verwalten und betreiben können. Neben ausgiebigen Möglichkeiten zur Recherche von Keywords, Themen und Seiten, die ähnlichen Content veröffentlichen, können Sie in diesem Tool auch Ihren Redaktionsplan umsetzen.

Mit dem Content Marketing Tool von linkbird Content gemeinsam erstellen

Dazu können Sie zu Beginn ganz einfach Content Ideen erstellen und diese einem Kollegen zuteilen. Hier können Sie festhalten, ob Sie das Thema bspw. für einen Blogpost oder vielleicht ein eBook geeignet finden. Einzelne Aufgaben verteilen – wie bspw. Text schreiben, Grafiken erstellen, Korrektur lesen. Und Stichpunkte für den vorgesehenen Autoren hinterlassen.

Selbstverständlich können Sie jeder Aufgabe auch eine Frist setzen. Viel interessanter und praktischer finde ich allerdings die Kommentarfunktion. Sie können unterhalb des Textes mit dem Autoren Nachrichten austauschen und so Ihre Anmerkungen festhalten und diskutieren.

Wenn Sie ein Tool rein für Ihren Redaktionsplan suchen, dann könnte das von linkbird einen Ticken zu groß für Sie sein. Nicht, weil ich Ihnen nicht zutraue, dass Sie hineinwachsen würden, sondern weil es noch viele andere Funktionen für Ihr Content Marketing bietet. Sie können unseren Testbericht lesen oder sich auf der Seite von linkbird eine Online-Demo ansehen, um herauszufinden, ob es etwas für Sie ist.

Asana

Mit der kostenfreien Variante des Projektmanagement-Tools Asana haben Sie die Möglichkeit Teams anzulegen, innerhalb dieser verschiedene Projekte zu erstellen und dann verschiedenen Aufgaben und Personen zuzuteilen. Die einzelnen Mitglieder werden per Mail über ihre Aufgaben benachrichtig und an sie erinnert. Diesen können Sie neben einer Deadline auch noch Links oder Subtasks hinzufügen. Das ist vor allem dann sehr hilfreich, wenn Sie es zur Planung Ihrer Blogbeiträge nutzen wollen.

Das Projektmanagement-Tool Asana ist auch als Redaktionsplan einsetzbar

Die Kalender-Funktion von Asana ist sehr vielfältig. Für einen reinen Redaktionsplan vielleicht sogar zu vielfältig – je nachdem, wie groß Ihr Team ist. In unserem ausführlichen Testbericht haben wir alle Kalenderoptionen für Sie zusammengefasst. Die einzelnen Kalender befinden sich an unterschiedlichen Orten im Tool, in denen eine Übersicht der Aufgaben für jeweils nur das Team, für eine bestimmte Person oder ein gesamtes Projekt angezeigt werden.

Nach einer kleinen Eingewöhnungsphase – vor allem, was die Kalender betrifft – präsentiert Asana sich als ein sehr sinnvolles Tool für den Redaktionsplan, da es einfach anzuwenden und logisch aufgebaut ist.

Die Qual der Wahl

Welche Art des Redaktionsplans nun zu Ihrem Unternehmen passt, das müssen Sie selbst entscheiden oder einfach ausprobieren. Die einfache Variante mit einem Jahreskalender als Übersicht und Basecamp als Unterstützung für die genaue Planung reicht aus, solange Sie 2 oder 3 Artikel pro Woche veröffentlichen möchten.
Planen Sie aber jeden Tag einen Artikel oder gar mehrere pro Tag ein, sollten Sie auf ein ausgereifteres Tool zurückgreifen.

Warum ein Blog für Ihre Inbound und Content Marketing Strategie so wichtig ist, dass Sie einen genauen Überblick über alle Veröffentlichungen haben sollten und wie Sie ihn in Ihre Strategie integrieren können, erfahren Sie in unserem kostenfreien White Paper Die Inbound Content Marketing Methode.

Beitragsbild: Startup Stock Photos









Welches Tool nutzen Sie zur Planung Ihrer Bloginhalte? Haben Sie vielleicht Tipps zur Nutzung von Excel? Wir sind gespannt!

Vanessa DincklageDas passende Tool für den Redaktionsplan
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6 Kommentare

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  • René - 10. Februar 2015 Antworten

    Wir benutzen beispielsweise eine Excel-Tabelle als erste Planung. Die Aufgaben werden dann im TeamworkPM geplant. In dem Zusammenhang erkenne ich keinen Vorteil von Basecamp. Allerdings habe ich mir das Tool auch noch nicht näher betrachtet!

    Dennoch denke ich das gerade für kleinere Firmen und „Alleinunterhalter“ Trello eine tolle Alternative darstellt.

    Grundsätzlich ist es ja auch egal, welches Tool benutzt wird. Hauptsache es wird überhaupt ein Plan angelegt! Wichtig dabei erscheint mir, dass auch Überarbeitungszeiten geplant werden. Der Artikel ist ja mit der Veröffentlichung noch nicht fertig!

    Das fehlt mir bei eurer Auflistung als sechster Punkt, nach der Verbreitung!

    LG René

    Vanessa Dincklage - 11. Februar 2015 Antworten

    Hi René,

    danke für deinen Hinweis. Mit der Veröffentlichung startet auch ein Optimierungsprozess, klar. Inwieweit man den fest in seinen Redaktionsplan mit einbindet bzw. einbinden kann, hängt aber meiner Meinung auch davon ab, wie weit im Voraus man plant und wie oft man sich seine alten Post ansehen möchte. Das kann ja jeder so machen (und planen) wie er möchte 😉
    Und du hast natürlich recht, welches Tool benutzt wird, spielt keine große Rolle. Hauptsache man kommt selbst gut damit klar.

    LG
    Vanessa

  • Klaus Wenderoth - 23. Februar 2015 Antworten

    Genau das was ich gesucht habe. Ein kurzer Überblick, eine erste Beschreibung der in Frage kommenden Alternativen und Links zu den entsprechenden Anbietern. Für meine Anforderungen, erscheint mir Trello mehr als ausreichend 😉

    Vielen Dank für den Artikel!

    Vanessa Dincklage - 23. Februar 2015 Antworten

    Freut mich, dass wir weiterhelfen konnten.
    Vielen Dank auch für die Rückmeldung 🙂

  • Jörg Maire - 14. Juni 2016 Antworten

    Hallo Vanessa. Ein toller Artikel. Wir nutzen bei http://www.el-news.de auch Trello. Das macht einfach am meisten Sinn für unsere Zwecke.

    Vanessa Dincklage - 14. Juni 2016 Antworten

    Hi Jörg,

    danke, freut mich, dass der Artikel dir gefällt. Und, dass er’s bis ins Emsland geschafft hat 🙂
    Trello ist wirklich eine tolle Lösung, vor allem, wenn ihr mit mehreren Autoren/ Redakteuren arbeitet.

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